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Créer un workflow personnalisé pour les tâches récurrentes

Planio est performant pour organiser des projets ponctuels, mais il est aussi idéal pour les tâches récurrentes qui suivent un certain workflow au sein de votre organisation.

Ce guide vous explique comment créer un workflow simple pour la validation des congés de votre équipe. Vous pourrez ensuite réutiliser ce que vous avez appris pour créer vos propres workflows.

1. Les bases du workflow dans Planio

Dans Planio, chaque demande doit appartenir à un tracker, qui définit le workflow. Observons cela plus en détail :

Trackers

Considérons les trackers comme des types de demandes spéciaux. Une demande doit appartenir à un tracker, ni plus ni moins. Quelques exemples de tracker : Tâche, Assistance, Bug ou Demande de congés (dans notre cas précis).

Statuts des demandes

Les statuts des demandes correspondent aux différents états dans lesquels une demande Planio peut se trouver à un moment donné. Par exemple, une demande peut avoir le statut Ouvert, En cours, Commentaire ou Fermé. Une demande a un seul statut à la fois. Ce statut change au fur et à mesure que l’équipe travaille sur la demande.

Rôles

Chaque utilisateur de Planio possède son propre compte utilisateur et participe au projet en prenant un ou plusieurs rôles : certains utilisateurs peuvent avoir le rôle de Manager, d’autres celui de Membre d’équipe ou de Client, par exemple. Le rôle détermine ce que l’utilisateur peut ou ne peut pas voir ou faire dans un projet donné, ainsi que son workflow.

Workflows

Un workflow réunit tous les aspects cités précédemment : il définit les statuts possibles pour chaque combinaison de tracker et de rôle. Pour toutes les demandes d’un tracker, il détermine quelles sont les modifications de statut autorisées et quelles propriétés de la demande sont visibles et/ou modifiables.

Et en clair, qu’est-ce que ça veut dire ? Cette partie est probablement la plus complexe (et la plus puissante) de Planio mais ne vous inquiétez pas : nous allons vous guider de A à Z et les workflows n’auront bientôt plus aucun secret pour vous !

2. Partir en congés : aspects techniques

Cette section vous plaît ? On s’en doutait. Vous rêvez de partir vous détendre sur une plage déserte à l’autre bout du monde ? Demandez quelques jours de congés et faites vos valises.

Dans beaucoup d’entreprises, les congés doivent être validés par un manager. L’employé soumet une demande en indiquant une date de début et une date de fin de congés, puis le manager valide ou refuse la demande. Une fois la demande validée, elle est considérée comme définitive et les dates de congés ne peuvent plus être modifiées. En cas de refus, l’employé peut modifier les dates demandées et renvoyer sa demande pour qu’elle soit validée (enfin, on l’espère).

Nous allons maintenant construire ce workflow dans Planio afin d’implémenter une fonction de demande et de validation de jours de congés. Nous allons également découvrir comment visualiser les congés sur le calendrier Planio pour avoir une vue d’ensemble de tous les employés absents à un moment T.

3. Tracker, statuts, rôles et workflow

Pour mettre en place cette fonction, nous allons créer un Tracker appelé Demande de congés, trois Statuts de demandes intitulés Ouvert, Validé et Refusé, et deux Rôles : Manager et Membre d’équipe.

Enfin, nous allons les assembler pour former un workflow personnalisé.

Créer le tracker

Commençons par le commencement.

  • Allez dans Votre avatarAdministrationTrackers, puis cliquez sur Nouveau tracker.
  • Entrez Demande de congés dans le champ Nom.
  • Sélectionnez Ouvert dans le champ Statut par défaut.
  • Décochez la case Demandes affichées dans la roadmap, car nous ne voulons pas afficher les jours de congé dans les roadmaps de nos projets.
  • Décochez toutes les cases des Champs standards, à l’exception de Début et Échéance. C’est ici que nous entrerons les dates de début et de fin des congés.
  • Ne sélectionnez rien dans la liste déroulante Copier le workflow de.
  • Cliquez sur Créer.

Voilà à quoi devrait ressembler votre tracker.

Créer des statuts de demandes

La procédure est similaire, mais légèrement différente pour les trois statuts Ouvert, Validé et Refusé.

  • Allez dans Votre avatarAdministrationStatuts de demandes.
  • Vous voyez un statut nommé Ouvert ? Parfait, vous pouvez passer cette étape. Vous ne voyez pas ce statut ? Cliquez sur Nouveau statut, entrez Ouvert dans le champ Nom et décochez la case Ajouter à tous les workflows, car ce statut est destiné uniquement à notre workflow Demande de congés. Ensuite, cliquez sur Créer.
  • Créez les deux autres statuts Validé et Refusé en suivant la même procédure et assurez-vous que la case Demande fermée est cochée pour le statut Validé.

Voilà à quoi devrait ressembler votre statut Validé.

Créer un rôle

Cette étape devrait être facile :

  • Allez dans Votre avatarAdministrationRôles et permissions.
  • Est-ce que les rôles Manager et Membre d’équipe existent déjà ? Parfait. Cette étape est terminée. Il s’agit des deux rôles de base qui ont été créés automatiquement à l’ouverture de votre compte Planio.
  • Vous ne voyez pas les rôles ? Créez-les en cliquant sur Nouveau rôle. Entrez le Nom du rôle et ignorez le reste pour le moment. Assurez-vous simplement que les cases des permissions Voir le calendrier, Modifier les demandes, Voir les demandes et Créer des demandes sont cochées. Réalisez cette étape pour les deux rôles Manager et Membre d’équipe.

Ajouter un rôle

Définir le workflow

Les choses vont commencer à devenir amusantes. Nous allons assembler tous ces maillons pour constituer un workflow.

  • Allez dans Votre avatarAdministrationWorkflow.
  • Sélectionnez le rôle Membre d’équipe et votre tracker Demande de congés.
  • Décochez la case N’afficher que les statuts utilisés dans ce tracker et cliquez sur Modifier.
  • La grille qui s’affiche vous permet de configurer tous les changements de statut autorisés pour un rôle et un tracker donnés. Par exemple, les cases en haut et en bas à gauche du workflow Membre d’équipe doivent être cochées. Cela signifie que les membres ayant le rôle Membre d’équipe peuvent créer de nouvelles demandes avec le statut Ouvert et rouvrir une demande refusée (statut actuel RefuséOuvert.)
  • Nous allons maintenant configurer le workflow Membre d’équipe en reproduisant la capture d’écran suivante :

    Workflow pour le rôle Membre d’équipe
  • Cliquez sur Sauvegarder.
  • Ensuite, sélectionnez le rôle Manager, assurez-vous que la case N’afficher que les statuts utilisés dans ce tracker est décochée et cliquez sur Modifier.
  • Configurez le workflow Manager en reproduisant la capture d’écran suivante :

    Workflow pour le rôle Manager
  • Cliquez sur Sauvegarder.

Un instant. Revenons sur nos captures d’écran. Nous avons défini les opérations suivantes :

  • Les managers peuvent valider ou refuser une demande de congés ouverte (statut OuvertValidé ou OuvertRefusé) et valider une demande de congés refusée (statut RefuséValidé), si jamais ils changent d’avis.
  • Un membre d’équipe peut uniquement rouvrir une demande de congés refusée (statut RefuséOuvert), s’il souhaite changer ses dates et soumettre la demande modifiée.

Adapter les permissions sur les champs

Nous allons maintenant personnaliser les champs qui seront visibles sur le formulaire de la demande en fonction du statut.

  • Toujours sur l’écran Workflow, cliquez sur l’onglet Permissions sur les champs.
  • Pour le rôle Manager, mettez tous les champs en Lecture sauf le champ Sujet. Pour économiser quelques clics, vous pouvez copier une valeur sur toute la rangée en cliquant sur l’icône ».

    Permissions sur les champs pour le rôle Manager
  • Pour le rôle Membre d’équipe, faites de même sauf pour les champs Début et Echéance, qui doivent être obligatoires :

    Permissions sur les champs pour le rôle Membre d’équipe

    Avec cette configuration, seul un Membre d’équipe peut définir les dates de sa demande de congés et ces dates ne pourront plus être modifiées une fois la demande validée.

4. Utiliser le workflow en conditions réelles

Les préparatifs sont terminés ; passons maintenant à la pratique.

  • Commencez par créer un nouveau projet via ProjetsNouveau projet...
  • Donnez un nom à votre projet, par exemple Congés.
  • Désactivez tous les modules à l’exception de Suivi des demandes et Calendrier.
  • Sélectionnez uniquement votre tracker Demande de congés et rien d’autre.
  • Cliquez sur Créer.

Voilà, vous avez terminé. Vos utilisateurs peuvent commencer à utiliser ce projet pour planifier les prochains congés. Pour soumettre une demande de congés, il leur suffit de créer une nouvelle demande. Au moment de créer une Demande de congés, les champs Début et Echéance devront être remplis, tous les autres seront invisibles.

Formulaire simplifié pour la saisie des demandes de congés

Si vous voulez tester ce workflow par vous-même, nous vous recommandons de créer deux utilisateurs (Votre avatarAdministrationUtilisateurs) sans droits administrateurs et de les ajouter comme Membre d’équipe et Manager à votre projet.

Si vous faites des tests en tant qu’administrateur et que vous modifiez une demande, vous pourrez toujours sélectionner un statut dans une liste avec tous les statuts. Ne vous étonnez pas : c’est normal pour les administrateurs. Les utilisateurs non administrateurs ne verront que les statuts définis dans leur workflow.

Bonus : la vue Calendrier

Vous vous demandez peut-être pourquoi nous avons activé le module Calendrier dans nos rôles et notre projet. Eh bien, après avoir ajouté quelques demandes de congés, allez dans l’onglet Calendrier de votre projet Planio. Vous y verrez le calendrier mensuel de toutes les demandes de congés qui ont été saisies.

Vue du calendrier des congés dans Planio

En utilisant une requête personnalisée, vous pouvez même créer une vue calendrier qui affiche uniquement les demandes validées. Vous pourriez aussi créer une requête pour que les managers ne voient que les demandes de congés à valider (c’est-à-dire ayant le statut Ouvert).

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