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Noch Fragen?

Hier sind Sie richtig! Auf dieser Seite haben wir die Fragen zusammen getragen, die wir häufig gestellt bekommen — und sie natürlich auch gleich beantwortet. Vielleicht ist Ihre Frage ja auch dabei?

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Häufige Fragen

Anpassungen

In welchen Sprachen steht Planio zur Verfügung und können Nutzer die Sprache selbst wählen?

Planio steht in den folgenden Sprachen zur Verfügung:

Bulgarian (Български), Bosanski, Català, Čeština, Danish (Dansk), Deutsch, Ελληνικά, English, English (British), Español, Euskara, Persian (پارسی), Finnish (Suomi), Français, Galego, Hebrew (עברית), Hrvatski, Magyar, Indonesia, Italiano, Japanese (日本語), 한국어(Korean), Lithuanian (lietuvių), Latvian (Latviešu), Macedonian (Македонски), Mongolian (Монгол), Nederlands, Norwegian (Norsk bokmål), Polski, Português, Português (Brasil), Română, Russian (Русский), Slovenčina, Slovenščina, Српски, Srpski, Svenska, Thai (ไทย), Türkçe, Ukrainian (Українська), Tiếng Việt, Simplified Chinese (简体中文), Traditional Chinese (繁體中文)

Als Benutzer können Sie die eigene Sprache über "Mein Konto" wählen. Die allgemeine Sprache des gesamten Planio-Kontos lässt sich via "Administration" → "Konfiguration" → "Anzeige" → "Default-Sprache" anpassen. Bitte beachten Sie, dass die Namen der einzelnen Objekte (Aufgabenstatus, Tracker, Rollen, etc.) für Sie selbst änderbar sind und daher nicht in die Sprachen der jeweiligen Nutzer übersetzt werden.

Kann ich meine eigene Subdomain/CNAME für Planio verwenden?

Eine eigene Subdomain/CNAME (z.B. Projekte.IhreFirma.com) ist normalerweise erst im Enterprise-Tarif enthalten. In allen anderen Tarifen ist dieses Extra für monatlich 15 Euro verfügbar. Enthalten ist dann bereits ein eigenes SSL-Zertifikat, damit auch bei der Verwendung Ihrer eigenen Domain die verschlüsselte Kommunikation sicher gestellt ist.

Kann das Erscheinungsbild (Theme) von Planio an unsere Corporate Identity angepasst werden?

Ein individuelles Erscheinungsbild ist normalerweise erst im Enterprise Tarif enthalten. Hier erstellen wir ein individuelles Theme für Sie auf Basis Ihrer Corporate Identity (Logo + Farben). In allen anderen Tarifen können Sie diese Leistung für einmalig 100 Euro und monatlich 15 Euro hinzubuchen.

Aufgabenverwaltung

Was sind Aufgaben-Kategorien und wie benutze ich sie?

Aufgaben-Kategorien werden verwendet, um mehrere Aufgaben in einer sinnvollen Art und Weise zu organisieren. Sie sind eine gute Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu strukturieren während gleichzeitig die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit gewahrt bleibt.

Planio unterstützt auch die Verwendung von Aufgaben-Kategorie-Verantwortlichen. In diesem Fall wird ein bestimmter Nutzer automatisch die verantwortliche Person für eine Aufgabe in einer bestimmten Kategorie, z.B. Kategorie "Rechtliches" geht immer automatisch an den Mitarbeiter der Rechtsabteilung.

Was bedeuten die Zugehörigkeiten innerhalb der Aufgaben?

Planio unterstützt derzeit die folgenden Aufgabenbeziehungen - unabhängig davon, welchem Benutzer sie zugeordnet sind oder wieviel Zeit dieser womöglich bereits investiert hat.

  • Beziehung mit: durch einen Link werden zwei Aufgaben gekoppelt, es entstehen keine automatischen Aktionen,
  • Duplikat von und Dupliziert durch: wird die duplizierte Frage geschlossen, wird auch die andere Aufgabe geschlossen,
  • Blockiert und Blockiert durch: die blockierte Aufgabe kann nicht geschlossen werden, ehe die blockierende Aufgabe geschlossen worden ist,
  • Vorgänger von und folgt: das Startdatum wird bis zum Tag nach der Fälligkeit (+ Verzögerung, wenn eine Verzögerung gegeben ist) der vorhergehenden Aufgabe eingestellt - unabhängig davon ob Wochenende ist, Urlaub o.ä.

Sie können diese Beziehungen innerhalb einer Aufgabe ganz unten im gelb hinterlegten Bereich unterhalb der Überschrift Zugehörige Aufgaben definieren.

Kann ich meine konfigurierten Filter und die Spaltenauswahl bei der Aufgabenliste abspeichern oder für andere verfügbar machen?

Diese Funktion nennt sich "Benutzerdefinierte Berichte". Diese Berichte bieten quasi die Möglichkeit, die verschiedenen Filterkonfigurationen, die Sie bereits verwenden, abzuspeichern und für die eigene Verwendung oder die Verwendung aller Mitarbeiter abrufbar zu machen.

Um einen Filter abzuspeichern, wählen Sie bitte wie gewohnt alle gewünschten Kriterien aus, sodass die Ansicht Ihren Wünschen entspricht. Anschließend klicken Sie bitte auf den Link "Speichern" direkt über der Liste. Sie gelangen nun zu einer Seite namens "Neuer Bericht", auf der Sie einen Namen für diesen Bericht vergeben können. Weiterhin ist es hier möglich, den Bericht öffentlich, d.h. auch für andere Mitarbeiter aufrufbar, zu machen. Wenn Sie anschließend auf den Knopf "Speichern" klicken, gelangen Sie zurück zur Aufgabenübersicht. Der neue Bericht ist nun stets über einen Link in der Sidebar auf der rechten Seite verfügbar. Sie können natürlich diesen Link auch als Lesezeichen in Ihrem Browser speichern.

Warum funktioniert die Weiterleitung von GMail-Adressen auf die Planio-Dropbox nicht?

Leider haben GMail bzw. die Google Apps die Möglichkeit entfernt, Weiterleitungen auf Adressen, die ein Plus-Zeichen enthalten, zu erstellen. Dieses Problem von GMail lässt sich allerdings umgehen.

Als Umgehungslösung können Sie innerhalb der Dropbox-Adresse alle + durch eine # (Raute) oder _ (Unterstrich) ersetzen. Die Adresse für Ihre E-Mail Dropbox folgt dann dem folgendem Format: dropbox_KONTO_CODE_PROJEKT@plan.io.

Wie kann ich eine Aufgabe verschiedenen Benutzern zuweisen?

Um eine Aufgabe mehreren Benutzern zuzuweisen, verfahren Sie bitte wie folgt:

  • klicken Sie AdministrationKonfigurationAufgaben
  • setzen Sie ein Häkchen in der Box neben Erlaubt die Aufgaben-Zuweisung an Gruppen
  • klicken Sie Speichern
  • bleiben Sie in Administration und klicken Sie auf Gruppen um eine neue Gruppe von Benutzern bzw. verschiedene Gruppen zu erstellen.
  • Klicken Sie nun Projekte und wählen ein Projekt aus

Wenn Sie nun eine bereits bestehende Aufgabe bearbeiten oder eine neue Aufgabe erstellen, haben Sie die Möglichkeit, diese der passenden Gruppe an Benutzern zuzuweisen.

Was sind Tracker und wofür werden diese verwendet?

Tracker sind grundsätzlich Aufgaben-Typen. Sie können diese wie globale Kategorien der Aufgaben betrachten.

Zum Beispiel: In einem Planio für Software-Entwickler, finden Sie Tracker wie "Feature," "Bug" und "Task". Das bedeutet das es möglich ist, diese Dinge getrennt voneinander zu verfolgen.

Darüber hinaus werden Workflows (sie definieren, welchen Status eine Aufgabe haben kann), Benutzerdefinierte Felder und einige andere Eigenschaften in Planio immer auf per-Tracker-Basis angelegt und definiert. Zum Beispiel könnte einem Feature der Status "umgesetzt" zugeordnet werden, während ein Bug den Status "fixed" haben könnte.

Kann ich Aufgaben hierarchisch strukturieren? Gibt es die Möglichkeit Unteraufgaben anzulegen?

Sie können Aufgaben hierarchisch strukturieren. Unteraufgaben lassen sich anlegen, indem Sie bei einer bestehenden Aufgabe im Bereich "Unteraufgaben" auf "Hinzufügen" klicken. Unteraufgaben lassen sich weiterhin in der Aufgabenübersicht hierarchisch darstellen, wenn Sie per "Optionen" → "Spalten" die Spalte "Übergeordnete Aufgabe" hinzufügen und dann durch einen Klick auf die Tabellenüberschrift "Übergeordnete Aufgabe" die Tabelle nach diesem Kriterium sortieren.

Benutzerverwaltung

Wie kann ich meine Kollegen oder Kunden zur Zusammenarbeit in meinen Planio-Projekten einladen?

Um andere Nutzer zu Ihrem Planio Konto einzuladen, navigieren Sie bitte zu AdministrationBenutzer und klicken Sie auf den Benutzer per E-Mail einladen-Link in der rechten oberen Ecke. Dort können Sie die E-Mail-Adressen von Personen eintragen, die Sie gerne hinzufügen wollen. Diese erhalten jeweils eine E-Mail mit ihrem persönlichen Login und Passwort, damit sie sich dann in Ihren Planio-Konto anmelden können.

Wenn Sie die Diese Benutzer auch in bestehende Projekte einladen-Checkbox auch aktivieren, werden die neu erstellten Benutzer automatisch mit Ihrem bestehenden Projekt verbunden. Damit können Ihnen Aufgaben direkt zugewiesen werden und die Benutzer können mit Ihnen zusammenarbeiten.

Falls erforderlich, können Sie die Schritte auch manuell durch Klick auf Neuer Benutzer durchführen. Auf diesem Weg können Sie den Benutzer später auch jederzeit bearbeiten und manuell Ihren Projekten hinzufügen.

Wie kann ich einen Benutzer aus Planio entfernen?

Ein Benutzer kann wie folgt gelöscht werden (oder gesperrt, siehe unten):

  1. Klicken Sie Administration und dann Benutzer
  2. Auf der Zeile des Benutzers Löschen oder Sperren klicken, wie gewünscht.

Wir empfehlen, die Benutzer zu sperren, anstatt sie zu löschen, da dies den Benutzerzugriff komplett verhindert aber es Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt ermöglicht, Ihre Entscheidung rückgängig zu machen. Das Löschen eines Benutzers ist jedoch irreversibel.

Bitte beachten Sie, daß gesperrte Benutzer bei den Tarifbeschränkungen nicht gezählt werden.

Wie kann ich steuern bei welchen Ereignissen ich eine E-mail-Benachrichtigung von Planio erhalte?

Die E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich einerseits global durch den Administrator via "Administration" > "Konfiguration" > "Mailbenachrichtigung" für die einzelnen Bereiche an- und abschalten. Andererseits kann jeder Benutzer steuern, wie er E-Mails erhalten möchte. Dies lässt sich per "Mein Konto" → "Mailbenachrichtigung" konfigurieren. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen, die Sie als Administrator machen Vorrang haben. Schalten Sie beispielsweise die Benachrichtigungen für neue Aufgaben ab, können einzelne Nutzer diese nicht für sich selbst aktivieren.

Gibt es die Möglichkeit, Benutzerbilder oder Avatare zu verwenden, die neben den Benutzernamen in Planio angezeigt werden?

Planio verwendet für die Benutzerbilder den externen Dienst Gravatar ( http://www.gravatar.com/ ). Sie können Benutzerbilder einfach einstellen, indem Sie über Gravatar Bilder hochladen und zu den E-Mailadressen zuordnen, die in Planio hintelegt sind. In Planio sind dann keine weitere Einstellungen nötig und die Bilder werden automatisch verwendet.

Ist es möglich, dass Benutzer Zugriff auf ein Projekt haben, ohne bei Planio Mitglied zu sein?

Um zu kontrollieren, was in öffentlichen Projekten durch Nichtmitglieder/ Anonymous-Nutzer zu sehen ist und/ oder aktualisiert werden darf, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. AdministrationRollen und Rechte
  2. Auswahl Nichtmitglied oder Anonymous, was zutreffend ist.
  3. Ändern Sie die Berechtigungen entsprechend Ihrer Wünsche und klicken Sie Speichern am Ende.
Hinweis:
  • Nichtmitglied: Ein Benutzer, der registriert aber nicht Mitglied im jeweiligen Projekt ist.
  • Anonymous: Ein Benutzer, der sich noch nie auf Ihrer Planio-Plattform angemeldet hat.

Standardmäßig ist der anonyme Zugriff deaktiviert, er kann jedoch wie folgt aktiviert werden:

  1. AdministrationKonfigurationAuthentifizierung.
  2. Im Authentifizierung erforderlich-Feld deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
  3. Speichern.

Wie kann ich bestimmen welcher Nutzer in Planio was sehen bzw. updaten darf?

Um Benutzerrechte zu definieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. AdministrationRollen und Rechte
  2. Wählen Sie eine Rolle oder fügen Sie eine neue Rolle ein - wie gewünscht
  3. Wählen und/ oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die Rolle anzupassen.
  4. Speichern.

Wenn ein neues Nicht-Administrator-Mitglied zu einem Projekt hinzugefügt wird und ihm eine Ihrer definierten Rollen zugeteilt wird, dann wird er/sie genau die Berechtigungen bekommen, die Sie angegeben haben.

CRM & Helpdesk

Welcher Unterschied besteht zwischen Benutzern und Kunden und welche Rollen bzw. Berechtigungen haben sie?

Benutzer sind diejenigen, die einem Projekt als Mitglied zugeteilt werden und eine bestimmte Rolle wie z.B. Manager oder Reporter in diesem Projekt haben.
Welche Rolle welche Berechtigungen hat können Sie als Admin über AdministrationRollen und Rechte steuern. Hier können Sie ebenfalls eigene Rollen anlegen und entsprechend die Berechtigungen zuteilen.

Kunden sind ausschließlich Bestandteil des Pro-Features "CRM & Helpdesk" und werden in Projekten hinterlegt, in welchen Sie allerdings keine "Rolle" mit den entsprechenden Rechten haben.
Sie können mit Kunden via E-Mail direkt aus Planio heraus mit der CRM & Helpdesk App kommunizieren. Hierbei können Sie E-Mail-Vorlagen und Textbausteine verwenden.

E-Mails, die Planio's CRM & Helpdesk von meiner E-Mail-Adresse verschickt werden als Spam markiert. Was kann ich tun?

Um die Wahrscheinlichkeit zu reduzieren, dass E-Mails, die Planio's CRM & Helpdesk über Ihre eigene E-Mail-Adresse verschickt vom Empfänger als Spam markiert werden, können Sie mit Hilfe eines SPF-Records im DNS bestätigen, dass Planio über Ihre Adresse E-Mails verschicken darf.

Sie können diesen SPF-Record einrichten, indem Sie folgenden TXT-Eintrag im DNS Ihrer Domain einfügen:

v=spf1 a mx include:_spf.plan.io ~all

Bitte beachten Sie, dass Sie für andere Dienste oder Ihre eigene E-Mail-Infrastruktur hier noch weitere Angaben machen müssen. Weitere Informationen zu SPF-Records finden Sie hier: http://www.spf-record.de/

Kann ich CRM & Helpdesk Aufgabe über eine API oder einem Formular auf meiner Seite erstellen?

Sie können CRM & Helpdesk Aufgaben über eine XML oder JSON REST API erstellen, oder mithilfe eines Formulars auf Ihrer eigenen Seite. Information zu diesem Feature finden Sie auf unserer API Dokumentationsseite. Ein Beispiel der Einbindung über ein Formular auf der eigenen Seite können Sie auf unserer Kontaktseite sehen.

Import und Datenübertragung

Wie kann ich meine bestehenden Daten (Redmine, SVN, Trac, Mantis, Jira, etc.) zu Planio übernehmen?

Wir importieren gern Ihre bestehenden Daten für Sie, sofern die entsprechende Plattform unterstützt wird. Dieser Vorgang ist für Neukunden kostenlos.

Damit wir mit dem Import beginnen können, melden Sie sich bitte für einen unserer Tarife an, sollten Sie dies nicht bereits getan haben. Danach erstellen Sie bitte ein Projekt über AdministrationProjekte, dass Sie beispielsweise Import nennen.

Um große Dateiuploads zu ermöglichen, navigieren Sie bitte zu AdministrationKonfigurationAllgemein und setzen den Wert für Max. Dateigröße so, dass die größte Datei, die Sie hochladen möchten, auch hochgeladen werden kann.

Als letzten Schritt navigieren Sie bitte im neuen Projekt in den Bereich Dateianhänge und laden alle Dateien (SQL Dump, SVN Dump, Zip, XML, CSV-Export), die für den Import benötigt werden, entsprechend hoch.

Sobald Sie diese Schritte erledigt haben, melden Sie sich bitte bei uns. Sollten bestimmte Dateien für bestimmte Projekte vorgesehen sein, teilen Sie uns das bitte entsprechend mit. Bitte beachten Sie, dass beim Import alle bestehenden Daten in Ihrem Planio-Account gelöscht und überschrieben werden.

Es kann bis zu 3 Werktage dauern, bis Ihre Daten importiert sind. Wenn Sie einen festen Termin für Ihren Import wünschen, schlagen Sie uns bitte im Vorfeld 2 oder 3 Zeiträume von jeweils 8 Stunden vor. Diese können auch in der Nacht oder am Wochenende liegen. Wir bestätigen dann in der Regel gern einen der Termine, sodass für Sie und Ihr Team möglichst wenig Zeit verloren geht.

Beachten Sie, dass nach einem Import Ihre Probephase sofort beendet wird und Ihr Planio-Konto in ein reguläres zahlungspflichtiges Konto überführt wird. Um einen unterbrechungsfreien Import zu ermöglichen, tragen Sie daher bitte Ihre Zahlungsdaten in KundenkontoZahlungsinformationen eintragen / ändern ein.

Planio für mobile Endgeräte

Gibt es eine Planio-App für Android-Geräte?

Schauen Sie doch einmal hier: Planio Android App. Diese App ist für alle Planio-Nutzer kostenfrei und kann jederzeit im Google Play Store runtergeladen werden.

Bitte stellen Sie sicher, dass in Ihrem Konto die REST-Schnittstelle, die von der App zur Kommunikation mit Planio verwendet, aktiv ist. Sie können diese Einstellung ganz einfach selbst unter AdministrationKonfigurationAuthentifizierungREST-Schnittstelle aktivieren vornehmen. Bei neueren Planio-Accounts ist die Schnittstelle bereits standardmäßig aktiv.

Gibt es eine iPhone App für Planio?

Aber selbstverständlich! Schauen Sie doch einmal hier: Planio iPhone App. Diese App ist für alle Planio-Nutzer kostenfrei und kann jederzeit im Apple App Store runtergeladen werden.

Bitte stellen Sie sicher, dass in Ihrem Konto die REST-Schnittstelle, die von der App zur Kommunikation mit Planio verwendet, aktiv ist. Sie können diese Einstellung ganz einfach selbst unter AdministrationKonfigurationAuthentifizierungREST-Schnittstelle aktivieren vornehmen. Bei neueren Planio-Accounts ist die Schnittstelle bereits standardmäßig aktiv.

Projektmanagement

Was ist der Unterschied zwischen den Bereichen "Dateien", "Dokumente" und "Projektarchiv"?

Der Bereich Dokumente enthält Dokumente, die unabhängig von Aufgaben und Repository hochgeladen werden können. Viele Kunden nutzen diesen Bereich für allgemeine, nicht veränderliche Office-Dokumente. Der Bereich Dateien zeigt alle Dateien, die im gesamten Projekt (an Aufgaben, Dokumenten, Wikiseiten, etc.) hochgeladen wurden. Das Projektarchiv ist davon gänzlich getrennt und kann nur per SVN oder Git bearbeitet werden.

Wie kann ich die Fortschrittsanzeige innerhalb der Aufgaben benutzen?

Um die Fortschrittsanzeige (% erledigt) zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Klicken Sie auf AdministrationKonfigurationAufgaben
  2. Im Berechne den Aufgaben-Fortschritt mittels Feld, wählen Sie Aufgaben-Feld %-erledigt um einen bestimmten Prozentsatz definieren zu können oder,
  3. Im Berechne den Aufgaben-Fortschritt mittels Feld, wählen Sie Aufgaben-Status um vordefinierte Fortschritte zu benutzen (AdministrationAufgaben-Status). Dies ermöglicht, daß durch die Änderung des Status der Fortschritt direkt angepasst wird.

Was sind Milestones und was hat es mit der Roadmap und dem Gantt-Diagramm auf sich?

Milestones können Sie einfach über "Konfiguration" → "Milestones" pro Projekt verwalten. Sofern Aufgaben zu Milestones zugeordnet wurden, zeigt der Reiter "Roadmap" eine übersichtliche Aufstellung aller Milestones und errechnet deren Status in Prozent. Weiterhin steht Ihnen via "Aufgaben" → "Gantt-Diagramm" (rechts in der Seitenleiste) ein flexibles Gantt-Diagramm zur Verfügung, das alle Milestones und Aufgaben übersichtlich darstellt.

Wie kann ich einen neuen Aufgaben-Status hinzufügen und diesen in meinem Workflow verwenden?

Neue Aufgaben-Status lassen sich über "Administration" → "Aufgaben-Status" hinzufügen. Damit ein neuer Status für eine Aufgabe verwendet werden kann, müssen Sie ihn zunächst in einem Workflow einem Tracker zuweisen. Dies können Sie einfach bewerkstelligen, indem Sie auf "Administration" → "Workflow" klicken. Dort wählen Sie bitte die Rolle (z.B. "Manager") und den Tracker (z.B. "Aufgabe") aus und entfernen das Häkchen neben "Zeige nur Status an, die von diesem Tracker verwendet werden", da Sie ja einen neuen Status hinzufügen möchten. Nach einem Klick auf "Bearbeiten" können Sie nun auswählen, von welchem Status aus eine Aufgabe in den neuen Zustand und in welchen Status ausgehend vom Neuen gewechselt werden kann.

Ist es möglich, ein Projekt für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen, d.h. es ist kein Kennwort erforderlich?

Um ein Projekt "öffentlich" zu machen (z.B. wird dadurch kein Passwort mehr zum Lesen und Updaten von Daten benötigt) befolgen Sie diese Schritte:

  1. AdministrationKonfigurationAuthentifizierung.
  2. Entfernen Sie das Häkchen bei Authentifizierung erforderlichSpeichern.
  3. AdministrationRollen und BerechtigungenAnonymous
  4. Wählen Sie aus, was die Rollen können darf → Speichern.
  5. Klicken Sie Projekte → das entsprechende Projekt anklicken → Konfiguration.
  6. Aktivieren Sie das Feld Öffentlich, indem Sie das Häkchen in das Feld setzen → Speichern.

Ihr Projekt ist jetzt auch für Benutzer ohne eigenes Login einsehbar.

Wie kann ich alte Projekte archivieren?

Sie können komplette Projekte archivieren, indem Sie in AdministrationProjekte in der Zeile eines Projektes auf "Archivieren" klicken. Archivierte Projekte und die darin enthaltenen Daten (Tickets, Wiki-Seiten, Repositories, ...) werden in den meisten Ansichten dann nicht mehr aufgeführt.

Sie können einmal archivierte Projekte wieder aktivieren, indem Sie in AdministrationProjekte im Feld Status "Alle" auswählen. Anschließend können Sie das Projekt wieder entarchivieren.

Gibt es Projekt-Vorlagen oder kann ich ein bestehendes Projekt kopieren/duplizieren?

Sie können komplette Projekte kopieren, indem Sie in "Administration" → "Projekte" in der Zeile eines Projektes auf "Kopieren" klicken. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, diejenigen Bereiche (Mitglieder, Aufgaben, Milestones, etc.) auszuwählen, die kopiert werden sollen. So lassen sich dann quasi "Projekt-Vorlagen" erstellen und für wiederkehrende Projekte verwenden.

Kann ich den Kalender in Planio auch für die allgemeine Terminplanung verwenden?

Terminplanung ist bislang nicht Bestandteil von Planio. Es existiert zwar ein Kalender (erreichbar über "Aufgaben" → "Kalender", rechts in der Seitenleiste), dieser zeigt jedoch nur Termine an, die direkt mit Aufgaben und Milestones zusammenhängen (Beginn, Fälligkeit, etc.). Wir empfehlen für allgemeine Terminplanung den Einsatz von externer Software wie z.B. Google Calendar oder MS Exchange. Um allgemeine Termine und Planio Termine gemeinsam anzuzeigen, können Sie in den meisten externen Anwendungen den Planio Kalender-Feed importieren, den Sie unterhalb des Planio-Kalenders unter der Überschrift "Auch verfügbar als" finden.

In meinem Tarif gibt es eine maximale Anzahl verfügbarer Projekte. Zählen Unterprojekte auch dazu?

Unterprojekte verfügen über sämtliche Funktionen, die auch normale Projekte haben, und zählen deshalb als vollwertige Projekte. Es gibt jedoch die Möglichkeit abgeschlossene Projekte zu archivieren und somit aus dem direkten Zugriff zu entfernen. Archivierte Projekte zählen bei der Bestimmung des Verbrauchs nicht mit. Natürlich können Sie archivierte Projekte zu einem späteren Zeitpunkt entarchivieren und wieder wie vollwertige Projekte verwenden.

Wie erstelle ich eine neue Wiki Seite?

Um eine neue Seite im Wiki zu erstellen, müssen Sie zunächst einen Link zu dieser anlegen. Bitte nutzen Sie die Wiki-Syntax (z.B. [[Meine neue Seite]]) um einen Link anzulegen. Nach dem Abspeichern der Seite, erscheint der eben erstellte Link zunächst in rot, weil die Seite noch nicht existiert. Wenn Sie den Link anklicken, gelangen Sie auf das Formular mit dem Sie die Wiki-Seite erstellen können.

Sollten Sie Wiki-Seiten hierarchisch ordnen wollen, müssen Sie zusätzlich noch Beziehungen definieren. Bitte navigieren Sie dazu zu einer Seite, die "untergeordnet" sein soll, klicken Sie auf "Umbenennen" und wählen im folgenden Dialog die entsprechend "Übergeordnete Seite" aus. Die so entstehende Hierarchie können Sie jederzeit über den Link "Seiten nach Titel sortiert" in der Sidebar einsehen.

Was sind Workflows und wie benutze ich diese?

Workflows helfen Ihnen, zu organisieren, wie Ihr Team mit Aufgaben umgehen darf. Die Aufgaben-Status, welche eine Aufgabe von Anfang bis Ende durchläuft, können Sie auch selbst definieren (AdministrationAufgaben-Status), z.B. Neu, In Bearbeitung, Feedback, Erledigt etc.

Um einen neu angelegten Aufgaben-Status zu benutzen, müssen Sie vorher sicherstellen, daß die Rolle des Mitglieds das Recht hat, diesen Status zu benutzen.

Um die Workflow-Einschränkungen zu konfigurieren, tun Sie das Folgende:

  1. AdministrationWorkflow
  2. Wähle die Rolle im Projekt aus und den Tracker, welcher für die Aufgabe benutzt wird.
  3. Wenn Sie einen neu angelegten Status benutzen wollen, nehmen Sie das Häkchen aus dem “Zeige nur Status an, die von diesem Tracker verwendet werden”-Kästchen.
  4. Edit
  5. Überprüfen und ändern Sie den Status der Übergänge nach Bedarf.

Wie kann ich auf einen Bericht anlegen, welcher mir den Zeitaufwand pro Person darstellt?

Um eine Übersicht über den Zeitaufwand aller Projektmitglieder zu erhalten, folgen Sie bitte diesen Schritten:

  1. Klicken Sie auf ProjekteAufgewendete Zeit aller Projekte anzeigen und dann den Bericht Reiter.
  2. Im Zeitraum Feld können Sie einen Zeitraum (z.B. diese Woche) oder einen absoluten Zeitraum (z.B. von x bis y) eingeben.
  3. Im Detail Feld suchen Sie sich bitte die Ebene aus, in welcher Sie die Anzeige haben möchten (z.B. Jahr, Monat etc.).
  4. Im Hinzufügen Feld wählen Sie bitte eine Dimension
  5. der Report wird Ihnen jetzt angezeigt
  6. um diesen zu exportieren, klicken Sie CSV am Ende des Reports.

Redmine und Open Source

Hat Planio eine API für die Integration eigener Apps?

Da Planio auf Redmine aufbaut, sind sämtliche API-Funktionen aus Redmine auch in Planio vorhanden. Die relevante Dokumentation finden Sie in der offiziellen Redmine REST API Dokumentation sowie für das Planio CRM Plugin in der Firmen- und Kundenkontakten-API Dokumentation.

Bitte beachten Sie, daß sich die API noch in der Entwicklung befindet und noch nicht alle Funktionen unterstützt.

Wenn Sie spezielle Anwendungsfälle für die API haben, können Sie gerne auf uns zurückkommen. Im Rahmen unseres Enterprise-Tarifs setzen wir auch gern individuell Änderungen und Erweiterungen (auch die API betreffend) für unsere Kunden um.

Kann ich bei Planio Redmine-Plugins installieren?

Derzeit beinhaltet Planio nur eine ausgewählte Anzahl an Plugins, die für eine große Zahl an Nutzern hilfreich sind. Wenn wir ein Plugin einmal installiert haben, müssen wir dieses natürlich dauerhaft warten und mit der stets aktuellen Redmine-Version kompatibel halten, selbst wenn die Plugin-Entwickler sich dazu entscheiden sollten, das Plugin nicht weiter zu pflegen. Aus diesem Grund bieten wir die Möglichkeit, individuelle Plugins zu nutzen, erst in unserem Enterprise-Tarif an, bei dem wir generell Ihre Code-Basis individuell pflegen und auch in Optik und Funktionalität gänzlich nach ihren Wünschen anpassen können. Sollten Sie am Enterprise-Tarif interessiert sein besprechen wir die Möglichkeiten gerne mit Ihnen gemeinsam im Detail.

Welche Redmine-Version verwendet Planio und wie häufig wird diese aktualisiert?

Planio wird in regelmäßigen Abständen auf die jeweils aktuelle Redmine-Version aktualisiert, sobald diese unsere internen Sicherheits- und Qualitätstests bestehen. Derzeit verwenden wir Redmine in der Version 3.2. Darüber hinaus pflegen wir natürlich Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen aus Redmine sofort ein. Wir sind außerdem Mitglied auf der internen Redmine Security Mailingliste und können daher Sicherheitsprobleme meist beheben, noch bevor diese öffentlich bekannt werden.

Repositories (Subversion & Git)

Kann ich Repository-Commit-Nachrichten benutzen, um den Status zu ändern oder Zeit zu buchen?

In der Rolle Administrator gehen Sie zu AdministrationKonfigurationProjektarchive. Hier können Sie Schlüsselwörter festlegen, die dazu benutzt werden können um (a) Beziehungen zwischen Aufgaben (Verbindungen zwischen Commit-Nachrichten und Aufgaben erstellen) herzustellen, (b) Probleme beheben (einen gewissen Status setzen und/oder % fertig) und (c) Zeitbuchung anschalten und ausschalten zu können.

Zum Beispiel:

fixes #1234

  • Erstellt einen Verweis auf Aufgabe 1234.
  • Setzt den Status der Aufgabe auf Fixed (wenn so eingestellt).

Commit-Nachrichten können sich Zeitaufwand buchen, zum Beispiel:

fixes #1234 @2h30m oder fixes #1234 @2.5

  • Erstellt einen Verweis auf Aufgabe 1234.
  • Setzt den Status der Aufgabe auf Fixed (wenn so eingestellt).
  • Bucht 2,5 Stunden für die Aufgabe.

Wenn Sie möchten, daß eine Revision auf eine Aufgabe oder eine Wiki-Seite verweist, so ist das auch ist möglich.
Verwenden Sie einfach so etwas wie r123 in die Beschreibung Ihrer Revision, auf die Sie gerne verweisen würde.

Wie kann ich ein Git Repository zu Planio importieren?

Da Git quasi ein CVS repository ist, ist es sehr einfach, es in Planio zu importieren.
Folgen Sie einfach diesen Schritten:

Nehmen wir an, Ihr Planio account heisst meinaccount.plan.io und der Identifier des Projekts ist meinprojekt.

  1. geben Sie den Namen Ihres aktuellen Repositories ein (z.B. cd mein-repo/)
  2. sollte es einen Remote benutzen, stellen Sie sicher, daß es aktuell ist: git pull
  3. Geben Sie Planio als neuen Host ein: git remote add planio git@yourcompany.plan.io:yourcompany-yourproject.git
  4. Machen Sie einen Push zu den Servern von Planio z.B.. git push planio --mirror
  5. Fertig! Alle Dateien solten nun im Dateiarchiv im Planio-Projekt zu sehen sein

Ich habe keine Zugriff auf mein Git Repository. Was mache ich falsch?

Um Ihr Git Repository von der Kommandozeile oder mit Hilfe einer anderen Git Client-Anwendung zu nutzen, vergewissern Sie sich bitte, daß folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Sie sind Mitglied im Projekt dessen Git repository Sie nutzen möchten
  • Ihre Nutzer Rolle hat die Changesets ansehen und/oder die Commit-Zugriff Berechtigung hat
  • Sie haben einen SSH-Schlüssel generiert und auf Ihrem Konto hochgeladen
  • Sie nutzen den öffentlichen Schlüssel ausschließlich für einen einzelnen Planio Konto. (Falls auf mehrere Planio Konten Zugriff auf Git brauchen, folgen Sie bitte die Anleitung unter https://support.plan.io/projects/planio-support-de/faqs#item-88)

Eine häufige Ursache für solche Zugriffsprobleme ist, wenn Sie unterschiedliche SSH-Schlüssel bei mehr als einem Planio-Konten hochgeladen hat. Der lokale Git-Client muss dann entsprechend konfiguriert werden, um den korrekten SSH-Key für den jeweilige Planio-Benutzer zu verwenden. Der lokale SSH-Agent kann dabei auch ggf. Probleme bereiten. Bitte versuchen Sie in diesem Fall einmal den Aufruf von

ssh-add -D

Dies verursacht das Entfernen aller aktuell geladenen RSA oder DSA Identities aus dem Speicher. Achtung: Sie müssen dann ggf. beim Verbinden zu Servern per SSH Ihre Passphrase erneut eingeben.

Sollten Sie Probleme beim Zugriff haben, obwohl alle Voraussetzungen erfüllt sind, bitte rufen Sie folgenden Kommandozeile Befehl auf und lassen Sie uns das Ergebnis zukommen:

ssh -vvv git@your-domain.plan.io

Bitte ersetzen Sie your-domain durch Ihre Planio Subdomain.

Ich kann nicht mehr auf das Git-Repository zugreifen nachdem ich den gleichen öffentlichen Schlüssel in mehreren Konten eingetragen habe. Was kann ich tun?

Leider ist es nicht möglich, den gleichen Key für mehrere Nutzer oder in mehreren Planio-Konten zu verwenden. Bitte generieren Sie für jeden Benutzer ein eigenes Schlüsselpaar. Wenn Sie mögen können Sie die Auswahl des Schlüsselpaares anschließend vereinfachen, indem Sie eine ~/.ssh/config-Datei anlegen, die etwa folgenden Inhalt hat:

Host customer1.plan.io
IdentityFile ~/.ssh/id_rsa_key_for_customer1

Host customer2.plan.io
IdentityFile ~/.ssh/id_rsa_key_for_customer2

Sollte der Zugriff dennoch nicht funktionieren, können Sie auch einmalig den Aufruf von ssh-add -D probieren. Dies verursacht das Entfernen aller aktuell geladenen RSA oder DSA Identities aus dem Speicher. Achtung: Sie müssen dann ggf. beim Verbinden zu Servern per SSH Ihre Passphrase erneut eingeben.

Ich benutze SparkleShare in Planio. Leider funktioniert es nicht. Was kann ich tun?

SparkleShare hat manchmal Probleme, den richtigen Key für die ssh-Authentifizierung zu benutzen - insbesondere wenn Sie schon einen git Client installiert und konfiguriert haben.

Könnten Sie bitte sicherstellen, dass all Ihre ssh public Keys (falls anfallend Ihren vorigen ssh Key und den SparkleShare Key) auf Planio registriert sind? Den SparkleShare public key finden Sie hier:

Für Mac-Nutzer:
  • Klicken auf das "SparkleShare" Icon in der Menüleiste → "Client ID" → "Copy to Clipboard"
  • Der Key befindet sich jetzt in der Zwischenablage.
Für Windows-Nutzer:
  • In der Datei "<Ihr Windows Benutzername>'s link code" im SparkleShare Ordner in ihrem Benutzerordner

Falls Sie trotz der richtigen Adresse (ssh://git@accountname) und Pfad (/accountname-projektname.repositoryname.git) weiterhin Probleme haben sollten, würden wir Sie bitten, uns die Logs von SparkleShare zukommen zu lassen.
Diese finden Sie durch Anklicken des SparkleShare Icons in der Notification Area (neben der Uhr). Dort klicken Sie "SparkleShare" → "About SparkleShare" →unten rechts "debug log".

Wie kann ich mein Repository von SVN zu Git umstellen?

Im Wesentlichen ist das Verfahren wie folgt:

  1. Erstellen Sie eine leere Git-SVN-Repository.
  2. Rufen Sie sich die Änderungen aus dem SVN-Repository in Planio ab.
  3. Löschen Sie die Planio SVN-Repository.
  4. Ändern Sie Ihr Projekt zu Git.
  5. Führen Sie einen Push durch.

Wir empfehlen dringend, daß Sie die entsprechenden Git-SVN-Dokumentation lesen, bevor Sie diesen Wechsel ausführen.

Die folgenden Befehle werden vorgeschlagen:

mkdir mein_repo_tmp
cd mein_repo_tmp
git svn init https://meineaccount.plan.io/svn/meinprojekt/ --no-metadata
git svn fetch
cd ..
git clone mein_repo_tmp mein_repo
rm -rf mein_repo_tmp
cd mein_repo
git remote rm origin
Ausserdem:
  1. Löschen Sie Ihre vorhandenen SVN-Repository in Planio.
  2. Erstellen Sie ein Git-Repository.
  3. Die Git-URI wird im blauen Hilfe-Bildschirm angezeigt werden.

Die folgenden Befehle sollten Ihnen helfen, die Git-Repository zu Planio zu pushen:

git remote add origin git@meinaccount.plan.io:meinaccount-meinprojekt.git
git push origin master

Wie bekomme ich anonymen Zugriff auf mein SVN-Repository innerhalb des Projekts?

Das Aktivieren des anonymen Zugriffs (read-only ohne Anmeldung von überall auf der Welt) zu einem SVN-Repository erfordert die folgenden Schritte:

  1. AdministrationKonfigurationAuthentifizierung → Kontrollhäkchen aus Authentifizierung erforderlich nehmen
  2. AdministrationRollen und RechteAnonymousChangesets ansehen und Projektarchiv ansehen aktivieren
  3. Gehen Sie in das betreffende Projekt → KonfigurationInformationÖffentlich anklicken

Wie kann ich mit meinem PC oder Mac auf das Projektarchiv (SVN) zugreifen?

Um das Planio-Projektarchiv auf Ihrem PC oder Mac zu verwenden, benötigen Sie einen Subversion Client-Programm.

Wenn Sie mit Windows arbeiten, empfehlen wir TortoiseSVN (kostenlos), dazu könnten folgende Links interessant sein:

Wenn Sie mit dem Mac arbeiten, empfehlen wir Cornerstone SVN (kostenpflichtig), das Sie hier als Testversion herunterladen können:

Sicherheit und Datenschutz

Wozu wird die Callback URI bei der Backup-Funktion verwendet?

Wenn Sie in dem entsprechenden Feld eine URL angeben, wird an diese URL ein HTTP POST gesendet, nachdem das Backup vollständig erstellt wurde. Der Request enthält dabei (form encoded) die URL an der Sie anschließend das Backup herunterladen können. Die übertragene URL ist dabei mit einem Key versehen, der eine weitere Authentifizierung nicht erforderlich macht.

Als Beispiel sei die folgende Konfiguration angenommen:

Callback-URL: https://foo:bar@example.com/backup-ready

Nachdem das Backup auf dem Planio-Server angelegt wurde, wird dann der folgende Request an die angegebene URL gesendet:

POST /backup-ready HTTP/1.1
Accept: */*
User-Agent: Ruby
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Authorization: Basic Zm9vOmJhcg==
Host: example.com
Content-Length: 94

uri=https%3A%2F%2Fkunde.plan.io%2Fplanio-administration%2Fbackups%2F123%3Fs%3Dabc123def456abc789

Sie können also selbst einen einfachen Webservice implementieren, der einen POST-Request akzeptiert. Wenn Sie - wie im Beispiel oben - einen Benutzernamen und ein Passwort in der URL angeben, wird eine Basic-Authentifizierung mit diesen Daten an Ihrem Webservice durchgeführt. Im uri-Feld des Requests finden Sie dann die vollständige URL, die Sie im Anschluss ohne weitere Authentifizierung direkt herunterladen können.

Wenn Ihr Webservice mit einem HTTP 200 Status-Code antwortet, wird angenommen, daß die Anfrage korrekt verarbeitet wurde. In jedem Fall erhalten Sie eine E-Mail mit dem Status der Backup-Verarbeitung.

Beachten Sie bitte, daß die übertragene URL auf Ihrer Seite geheim gehalten werden sollte um zu verhindern, daß unberechtigte Personen Zugriff auf Ihre Planio-Daten erhalten. In jedem Fall ist es nur einmal möglich ein einzelnes Backup herunterzuladen.

Kann ich jederzeit ein Backup meiner Planio-Daten bekommen?

Alle Planio-Daten liegen auf mehrfach redundanten Speichersystemen, die darüber hinaus mindestens einmal täglich an einem geographisch entfernten Ort gesichert werden.

Sollten Sie zusätzlich eigene Backups anfertigen wollen, steht Ihnen eine entsprechende Funktion wöchentlich kostenfrei zur Verfügung.

Mit der Backupfunktion kann ein Backup per Mausklick gestartet werden und steht Ihnen nach Fertigstellung zum Download zur Verfügung.
Jedes Backup enthält einen Redmine-kompatiblen Datenbank-Dump sowie Dumps aller SVN- und Git-Repositories und ein Archiv aller hochgeladenen Dateianhänge.

Sollten Sie Ihr Planio-Konto einmal kündigen müssen, ist der Export Ihrer Daten zu diesem Zeitpunkt selbstverständlich ebenfalls kostenlos.

Ich habe mein Passwort vergessen und kann mich nicht mehr einloggen. Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?

Um Ihr Passwort zurück zu setzen, folgen Sie bitte diesem Link und geben zunächst Ihre Planio Domain und anschließend die E-Mail-Adresse an, mit der Sie in Planio registriert sind.

https://accounts.plan.io/login?path=/account/lost_password

Was wird bei Planio für den Datenschutz und die Datensicherheit unternommen? Wie oft werden Backups angefertigt?

Alle Planio-Daten (Uploads, Einträge, SVN & Git Repositories, etc.) liegen auf Debian-Linux Servern in einem 24/7 videoüberwachten Hochleistungs-Rechenzentrum in Deutschland. Die Server-Software wird von uns regelmäßig gewartet und zeitnah alle relevanten Sicherheitspatches installiert. Der Zugang zu Planio sowie zu SVN und Git erfolgt ausschließlich über verschlüsselte SSH oder HTTPS-Verbindungen. Sämtliche Daten werden mindestens täglich in GPG-verschlüsselten Backups gesichert.

Weiterhin sind wir als Kreditkarten akzeptierendes Unternehmen mit unseren Servern nach dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) zertifiziert. Als PCI DSS zertifiziertes Unternehmen stellen wir vierteljährlich gegenüber unabhängigen Zertifizierungsstellen unsere Datensicherheit unter Beweis und lassen externe Sicherheitschecks über unsere Server ergehen. Unser letzter Check hat vor weniger als 3 Monaten stattgefunden und wir haben in 100% der Tests bestanden. Die Anforderungen, die an uns bezüglich der Verarbeitung von Kreditkartendaten gestellt werden, wenden wir natürlich vollumfänglich auf sämtliche Daten an, die von uns im Rahmen von Planio verarbeitet und gespeichert werden.

Darüber hinaus basiert Planio ja auf dem quelloffenen Redmine, d.h. täglich schauen hunderte, wenn nicht tausende Augenpaare in den Code. Gefundene Sicherheitslücken werden dabei an die nicht-öffentliche Redmine Security Mailingliste gemeldet, auf der wir Mitglied sind. Wir können so sicherstellen, dass auch Sicherheitslücken, die Planio (Redmine) betreffen, bei uns behoben sind, bevor sie der Öffentlichkeit zuteil werden.

Tarife - Vertrag - Abrechnung

Bekomme ich einen Export/ Backup meiner Daten sollte ich kündigen wollen?

Wir hoffen natürlich, Sie wollen Ihr Planio Konto niemals kündigen. Sollte dies dennoch einmal der Fall sein, stellen wir Ihnen einen kompletten SQL Dump sowie Backups Ihres SVN und/oder Git Archivs zur Verfügung. So haben Sie die Möglichkeit alle Ihre Daten auf Ihre eigene Redmine Installation oder zu einem anderen Anbieter zu übertragen.

Die angebotenen Tarife (Gold, Silber, etc.) entsprechen nicht ganz meinen Anforderungen. Kann ich einen individuellen Tarif abschließen?

Wir machen Ihnen gern ein individuelles Angebot. Bitte nennen Sie uns die Anzahl an Nutzern und Projekten sowie wie viel Speicherplatz Sie benötigen und wir finden sicher eine Möglichkeit.

Während des Einloggens werde ich nach meiner OpenID gefragt. Was muss ich eingeben?

Das OpenID ist optional. Wenn Sie keine OpenID haben, lassen Sie es einfach leer und verwenden Ihr Login und Ihr Passwort um sich zu authentifizieren.

Sollten Sie später einmal eine OpenID verwenden, richten Sie sich diese bei einem Anbieter Ihrer Wahl ein und aktivieren diese im Mein Konto-Abschnitt.
Gehen Sie dazu in "Mein Konto" und klicken Sie auf "Mit Google OpenID verknüpfen" -direkt unter dem "OpenID URL"-Feld.

Sobald Sie dies getan haben, können Sie sich abmelden und danach direkt mit dem "mit Google anmelden"-Link anmelden.

Ich benötige eine Rechnung mit "qualifizierter elektronischer Signatur" oder per Post. Ist das möglich?

Der Rechnungsversand mit "qualifizierter elektronischer Signatur" ist seit September 2011 nicht mehr vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Mehr Informationen dazu finden Sie beispielsweise bei heise.de.

Alle Planio-Rechnungen erhalten Sie pünktlich per E-Mail mit ganz normalem PDF-Anhang, den Sie problemlos für Ihre Unterlagen drucken oder abspeichern können. Sollten Sie zusätzlich einmal eine vergangene Rechnung benötigen, finden Sie diese stets im "Bereich Kundenkonto" → "Konto-Funktionen" → "Rechnungen herunterladen".

Sollten Sie die Zustellung Ihrer Rechnung per Post wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir senden sie Ihnen gern jeden Monat gegen einen Aufpreis von 2,99 Euro per Post zu.

Wie kann ich in einen niedrigeren Tarif wechseln? Alle niedrigeren Tarife sind für mich nicht auswählbar.

Sie können jederzeit in einen höheren oder niedrigeren Tarif wechseln, indem Sie diesen unter "Kundenkonto" → "Tarif" entsprechend auswählen. Sollte der gewünschte Tarif nicht auswählbar (grau dargestellt) sein, haben Sie vermutlich zu viele Benutzer, Projekte oder Kunden in Verwendung. Sie können diese falls gewünscht aber problemlos per "Administration" → "Benutzer" / "Projekte" sowie über "Kunden" löschen und dann in einen niedrigeren Tarif wechseln.

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