Adrian Neumeyer am 26. Januar 2018 Aus der Projektleiter-Trickkiste: 8 clevere Wege für mehr Leistung im Team
Sagen wir es, wie es ist: Projektleiter zu sein ist ein schwieriger Job: Eng bemessene Zeitvorgaben, unterschiedliche Interessen bei den Beteiligten, und der ständige Druck von allen Seiten machen die Arbeit zu einer emotionalen Achterbahnfahrt.
Was viele von uns besonders frustriert: Das Gefühl, der Einzige zu sein, der sich wirklich um den Projekterfolg sorgt. Man reißt sich die Beine aus, um das Projekt am Laufen zu halten, macht Überstunden und nimmt auch private Einbußen in Kauf.
Aber was ist mit den anderen Projektmitarbeitern?
Ohne dass man ständig den Leuten hinterherläuft, passiert nichts. Aufgaben müssen ständig nachverfolgt werden, und oft wirken die anderen Teammitglieder passiv und unselbstständig.
Muss man sich damit abfinden? Sicher nicht.
Als Projektleiter mit über 10 Jahren Erfahrung hatte ich anfangs die gleichen Schwierigkeiten, doch hat sich meine Sicht auf das Problem geändert.
Zwei Dinge wurden mir nämlich klar: Erstens habe ich eingesehen, dass ich Menschen nicht ändern kann. Sich über ihre Unzulänglichkeiten aufzuregen, machte also keinen Sinn. Die zweite und wichtigere Erkenntnis: Ich habe gesehen, dass ich Menschen sehr gut beeinflussen kann, wenn ich mit psychologischem Verständnis und Intuition an die Sache rangehe.
Die Erkenntnisse aus meiner Arbeit sind ein Katalog an Strategien zur Beeinflussung von Mitarbeitern. Ich habe sie im folgenden Artikel niedergeschrieben.
Legen wir also los!
Mache klare Ansagen und achte auf Deine Körpersprache
Als frisch gebackener Projektleiter fühlen wir uns unwohl dabei, Anweisungen zu geben. Wir sind in unserer alten Rolle als Teammitglied verhaftet und haben Angst, durch ein zu forsches Auftreten den freundschaftlichen Kontakt zu den Kollegen zu zerstören.
Als Folge hören sich unsere Anweisungen ziemlich schlaff an. Etwa so:
“Könntest Du vielleicht … die <AUFGABE> erledigen … wenn Du Zeit hast?”
Würdet ihr Euch bei einer derart laxen Anfrage sofort ans Arbeiten machen?
Wohl kaum.
Was ihr Eurem Teammitglied eigentlich vermittelt: “Hey, sorry, dass ich Dich bei Deiner Arbeit störe. Ich weiß, ich nerve Dich schon wieder und ich komme mir auch richtig dumm dabei vor. Aber ich wollte Dich fragen, ob Du für mich eine Aufgabe erledigen kannst. Es ist dringend … aber fühle Dich nicht verpflichtet, etwas zu tun, wenn Du gerade viel zu tun hast … ”
So kommen wir nicht weiter. Unsere Anweisung verhallt im Raum und niemand fühlt sich verpflichtet, auch nur den kleinen Finger zu heben.
Daher solltest Du Dich darin üben, klare und direkte Anweisungen und Aufgaben-Zuteilungen zu machen. Sofern Du hier größeren Lernbedarf hast, trainiere einfach wie ein Schauspieler vor dem Spiegel, bis Dir der folgende Satz selbstbewusst über die Lippen geht: “Bitte erledige die <AUFGABE> bis <DATUM> und gib mir Bescheid, wenn Du fertig bist. Danke”.
Die Wortwahl macht aber nur einen Teil der Überzeugungskraft aus. Viel wichtiger ist unsere Körpersprache, d.h. unser Gesichtsausdruck, unsere Stimme und die eigene Körperhaltung.
Zunächst zur Stimme: Damit man Dich auch im Großraumbüro versteht, muss Deine Stimme laut genug sein. Bist Du eher der stille Typ, mag das für Dich fast wie Schreien klingen. Und möglicherweise ist das genau die richtige Lautstärke! Ebenso solltest Du auf eine deutliche Aussprache achten und nicht zu schnell reden.
Und was ist mit der Körperhaltung?
Diese muss Durchsetzungsstärke ausstrahlen, selbst wenn Du Dich nicht als Alphatier siehst. Achte auf eine gerade Haltung und lasse die Nase nicht nach unten zeigen, weil das Unterwürfigkeit signalisieren würde.
Schaue Deinem Gegenüber selbstbewusst in die Augen und trainiere Dich darin, auch über längere Zeit den Blickkontakt aufrechtzuerhalten. Das vermittelt Verbindlichkeit und Stärke, sofern man es nicht übertreibt und wie ein Irrer dreinblickt.
Lächeln oder nicht lächeln?
Hier musst Du aufpassen, denn wenn Du überfreundlich wirkst, passt dies nicht zum Gesamtbild eines durchsetzungsstarken Projektmanagers (das Du hoffentlich vermitteln willst). Während Deine Worte dann zwar bestimmt klingen mögen, wird ihre Wirkung durch eine sehr freundliche Körpersprache abgeschwächt. Im Endeffekt wird man Dich nicht ernst nehmen.
Vor Augen halten solltest Du Dir ebenso, dass Du als Projektleiter nicht jeden Zeitgenossen als Freund gewinnen musst. Das geht auch gar nicht, denn dafür verfügen Projekte über zu viel Konfliktpotential und widersprüchliche Interessen.
Dein Ziel sollte sein, mit Deinem Team die Aufgaben voranzutreiben und dadurch den Projekterfolg sicherzustellen.
Baue vorhandene Hürden ab
Es mag naiv klingen: ich bin aber überzeugt, dass Menschen grundsätzlich ihre Arbeit so gut wie möglich erledigen wollen. Im Alltag kommen nur allerlei Dinge dazwischen:
- Mitarbeiter sind mit zu viel anderer Arbeit beladen
- Es fehlt Ihnen an Wissen oder Erfahrung
- Sie arbeiten unfokussiert und springen von einer Aufgabe zur nächsten
- Es fehlt an der nötigen Selbstorganisation
Während wir als Projektleiter nur schwer etwas gegen die zwei letzten Punkte tun können, haben wir doch Handlungsmöglichkeiten bei den ersten zwei Dingen.
So kann das Teammitglied eventuell entlastet werden, indem man andere Aufgaben streicht oder verschiebt. Dadurch kann sich die Person voll und ganz dem Projekt widmen.
Was kannst Du tun?
Ein freundliches Telefonat mit dem Vorgesetzten des Teammitglieds kann schnelle Erfolge bringen. In der Praxis werden Mitarbeiter nunmal mit allerhand stupiden und nicht wertschöpfenden Aufgaben auf Trab gehalten, die nur dazu dienen, dass sich der Chef gut fühlt. Weg damit!
Wenn mangelndes Fachwissen oder fehlende Erfahrung das Problem sind, muss natürlich entsprechend nachgeschult werden. Finde heraus, wo genau Wissenslücken bestehen und mache Dich auf die Suche nach einem geeigneten Experten oder Coach, der unterstützen und schulen kann.
Logischerweise erkennst Du solche Hürden nur, wenn Du Deine Mitarbeiter bei ihrer Arbeit beobachtest und regelmäßig mit ihnen sprichst. Wer ungern den Arbeitsplatz verlässt und den Kontakt mit Menschen scheut, der wird nicht weiterkommen.
Mache Ausreden unmöglich
Diese Situation hast Du vermutlich schon zigfach erlebt:
Du gibst einem Mitarbeiter eine Aufgabe, die in zwei Wochen zu erledigen ist. Dann hörst Du nichts mehr von der Person und wähnst Dich in der Gewissheit, dass die Aufgabe in besten Händen ist. Schließlich hat die Person ihre Unterstützung zugesagt und es gab auch keine Rückfragen.
Alles in Butter? Weit gefehlt!
Kurz vor Ablauf der Deadline erfragst Du bei dem Teammitglied den aktuellen Stand und erwartest natürlich eine positive Antwort. Doch dann musst Du Dir Folgendes anhören: “Aaaah sorry. Ich wusste nicht genau, was Du hier von mir willst!”
Diese Antwort hast Du nicht erwartet.
Was ist hier schiefgelaufen?
Eine mögliche Erklärung: Die Person hat Ihre Aufgabe tatsächlich nicht verstanden und hätte viel früher nachfragen sollen.
Eine andere Erklärung: Die Person hat ihren Job auf die lange Bank geschoben und dann plötzlich festgestellt, dass dunkle Wolken am Horizont aufziehen: “Verdammt! Ich muss was abliefern, habe aber nichts gemacht!”.
Und weil wir Menschen nunmal ungern eigene Schwächen einräumen, sucht die Person nach einem schmerzfreien Ausweg, bei dem sie nicht dumm dasteht. Mit anderen Worten: Unser Teammitglied bedient sich einer Ausrede, anstatt den Fehler einzugestehen.
Beliebt sind folgende Ausreden:
- Ich habe ehrlich gesagt nicht verstanden, was Du von mir willst.
- Mir war nicht klar, dass ICH dafür verantwortlich war.
- Ich hatte ein anderes Verständnis von meiner Aufgabe als Du.
- Mir war nicht klar, dass Du das Ergebnis jetzt schon brauchst.
Mir stellen sich bei solchen Ausreden die Nackenhaare auf. Darum tue ich mein Möglichstes, dass Ausreden erst gar nicht erst gemacht werden können.
Wie?
Zunächst muss die Aufgabe natürlich klipp und klar erläutert werden. Überlege Dir, ob irgendwelche Punkte in der Aufgabenbeschreibung missverstanden werden könnten und mache notfalls zusätzliche Angaben.
Sinnvoll ist auch eine Erläuterung des Zwecks: Warum ist die Aufgabe so wichtig und wofür soll das Arbeitsergebnis genutzt werden? Als Beispiel: Es macht einen großen Unterschied, ob man “nur” einen internen Produkttest durchführen lässt oder ob der Produkttest dazu dient, die Zulassung für ein Produkt zu erlangen.
Um sicher zu gehen, dass die Aufgabe tatsächlich verstanden wurde, kannst Du das Teammitglied bitten, die Aufgabe zu wiederholen.
Natürlich reichen mündliche Aufgabenbeschreibung in der Praxis nicht aus. Fasse daher die angetragene Aufgabe noch einmal schriftlich zusammen und sende sie dem Teammitglied zu. Wenn ihr noch E-Mail benutzt, dann am besten in einer einfach zu lesenden und sauber formatierten E-Mail. Nutzt ihr ein Projektmanagement-Tool wie Planio, dann leg am besten direkt dort eine Aufgabe und weise sie direkt dem Teammitglied zu.
Last but not least gehört zu jeder Aufgabe auch ein Fälligkeitstermin. Bis wann muss der Job erledigt werden? Setze unmissverständlich einen Termin fest, und lasse Dir versichern, dass Dein Teammitglied den Zeitplan tatsächlich einhalten kann.
Die Aufgabenverfolgung delegieren und die Sandwich-Methode
Dies ist meine Lieblingsmethode, die ich immer gerne in Projekten einsetze.
Hier geht es darum, dass man als Projektleiter weniger nachverfolgen muss und gleichzeitig die Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams fördert. Ich weise meine Teammitglieder an, dass sie sich selbstständig in Meetings zusammensetzen, wann immer Arbeitsergebnisse von einem Kollegen zum nächsten weitergereicht werden oder wenn es Abstimmungsbedarf gibt.
Am besten funktioniert die Strategie in Projekten mit zahlreichen internen Abhängigkeiten, und durch sie schafft man bei den Projektbeteiligten ein höheres Maß an Verantwortlichkeit.
Das klingt ziemlich abstrakt. Daher ein konkretes Beispiel:
Michael arbeitet im Marketing, und wir haben ihn gebeten, ein Konzept für die neue Vertriebssoftware zu schreiben.
Sandra ist unsere Entwicklerin, und ihre Aufgabe ist es, die neue Software anhand von Michaels Konzept zu entwickeln.
Als erfahrener Projektleiter sehen wir folgendes Problem. Es kann passieren, dass Michael seine Aufgabe vor sich herschiebt und nicht rechtzeitig abschließt. Wir müssten regelmäßig nachhaken um sicherstellen, dass die Aufgabe tatsächlich bearbeitet wird.
Welchen anderen Weg können wir gehen?
Wir bitten Sandra, dass sie Michael für den Tag seines Abgabetermins eine Meeting-Einladung sendet (Übergabe des Konzepts an die Entwicklung). Michael würde ständig in seinem Wochenplaner den anstehenden Termin sehen und daran erinnert werden, was er zu tun hat.
Was geht in Michaels Kopf vor?
Bei Nichteinhaltung des Termins würde er nicht nur meine Erwartungen als Projektleiter enttäuschen, sondern er würde auch Sandra im Regen stehen lassen. Also will er es gar nicht so weit kommen lassen. Die Aufgabe wird wie gewünscht erledigt. Punkt!
Warum würde ich nicht Michael bitten, den Termin mit Sandra zu planen? Dadurch läge die Kontrolle ganz bei ihm, und er könnte den Termin verschieben oder erst gar nicht wie von mir angeordnet einplanen.
Man kann die Strategie noch eine Stufe weitertreiben, und sie wird dann zur Sandwich-Strategie. Angenommen außer Sandra würden weitere Kollegen auf Michaels Zuarbeit warten. In dem Fall bitten wir auch die anderen Kollegen, sich mit Michael abzustimmen (und mit ihm einen Termin zu vereinbaren).
Das Resultat: Als Projektleiter müssen wir weniger Zeit und Energie in die Aufgabenverfolgung stecken, und durch die enge Zusammenarbeit der Teamkollegen lassen sich viele Probleme wie Mißverständnisse von vornherein vermeiden.
Ich helfe Dir, Du hilfst mir
Stelle Dir folgende Situation vor: Es ist Freitagnachmittag und Dein Projekt befindet sich in einer äußerst wichtigen Phase. Alles scheint gut zu laufen bis Du feststellst, dass doch noch eine ungeplante Programmierarbeit notwendig ist. Sonst könnt ihr am Montag nicht weitermachen. Autsch!
Was also tun? Du brauchst dringend Unterstützung von Deinem Entwickler, der gerade auf dem Sprung ins Wochenende ist und seinen PC schon runtergefahren hat.
Jeder andere Kollege würde jetzt heimgehen, doch Dein Mitarbeiter lächelt freundlich, sagt “schau ich mir gleich an” und macht sich an die Arbeit.
Warum läuft das mit ihm so gut?
Ihr beide kennt Euch schon lange und hattet auf der Arbeit immer wieder miteinander zu tun. Wenn einer von Euch beiden Hilfe brauchte, stand der andere immer mit Rat und Tat zur Seite. Vielleicht hast Du Deinem Kollegen sogar mal beim Umzug geholfen und dafür das Wochenende geopfert.
So etwas schafft einen starken Bund zwischen Menschen. Und wem einmal geholfen wurde, der will diese Hilfe erwidern und etwas “zurückgeben”. Das ist das Prinzip der Reziprozität, dass fest in uns Menschen als Verhaltensmuster verankert ist.
Baue also rechtzeitig ein Netzwerk an Mitstreitern auf, damit Du im entscheidenden Moment auf Unterstützung zählen kannst!
Dabei helfen kleine Gesten, wie zum Beispiel:
- Jemanden auf einen Kaffee oder zum Mittagessen einladen
- Jemanden auch für kleine Beiträge loben (idealerweise im Beisein anderer!)
- Echtes Interesse an der anderen Personen zeigen und zuhören
- Tipps geben zu nicht projektbezogenen Themen wie Karriere und Weiterbildung
Öffentliche Verpflichtung
Hast Du schon einmal gegenüber anderen Personen ein Vorhaben geäußert (“werde das tun”), und Dich dann stark verpflichtet gefühlt?
Mir ging es jedenfalls so, als ich mit meiner Fitnesstrainerin meinen Trainingsplan besprach. Sie fragte mich: Wie oft willst Du ins Fitness-Studio kommen? Meine Antwort: “Umm, zweimal die Woche.”
Lustigerweise geht es mir jede Woche aufs Neue so, dass ich mein Soll von zwei Trainingsrunden erfüllen will -- oder muss. Weil ich mich dazu öffentlich verpflichtet habe.
Warum ist das so?
Wir Menschen sind darauf programmiert, ein stimmiges Verhalten an den Tag zu legen. Unser zukünftiges Verhalten bestimmt sich daraus, was wir in der Vergangenheit getan, gedacht oder gesagt haben. Diese Verhaltenskonsistenz macht ein Zusammenleben in der Gesellschaft erst möglich.
Für den einzelnen von uns bedeutet das, dass uns unser Ruf sehr wichtig ist.
Und diese Tatsache lässt sich prima bei der Arbeit nutzen.
Nehmen wir an, in Deinem Team gibt es einen Andreas, der für das User Interface Design verantwortlich ist. Seine Arbeitsergebnisse sind Spitze, aber um seine Termintreue ist es nicht so gut bestellt.
Nun sind Dir die Ideen ausgegangen, wie Du aus ihm einen zuverlässigen Mitarbeiter machen kannst. Irgendwie bleibt er halt doch der Alte!
Wenn Du ihn also nicht ändern kannst, versuche doch einmal Folgendes:
Im nächsten Teammeeting erläuterst Du Andreas im Beisein des Teams seine neue Aufgabe. Du fragst ihn, ob die Aufgabe klar ist und lässt ihn auch wiederholen, bis wann er was zu erledigen hat (Wenn Andreas selbst sagt, “Okay, ich werde bis nächsten Freitag die <AUFGABE> erledigen.”, dann wird er sich mit hoher Wahrscheinlichkeit daran halten.)
Sonst würde er sich schließlich selbst untreu! Und wer will schon an sich selbst zweifeln?
Die Arbeitsergebnisse offenlegen
Bei dieser Strategie machen wir uns einen anderen menschlichen Drang zu nutze: Der Sorge um den guten Ruf. Wir alle wollen gegenüber unseren Mitmenschen im besten Licht erscheinen, auch gerade was unsere Arbeitsqualität betrifft.
Diese Tatsache hilft uns dabei, unserem Team mehr Leistung zu entlocken.
Um die Methode zu verstehen, stelle Dir folgende Situation vor: Das Unternehmen, für das Du tätig bist, hat in den letzten Monaten starke Umsatzeinbrüche erlitten. Nun hat Dich Dein Chef gebeten, die Verkäufe des letzten Halbjahres auszuwerten, damit man Rückschlüsse auf die Ursachen ziehen kann.
Was passiert mit Deiner Auswertung, sobald Du sie fertig hast?
- Szenario 1: Du schickst Deinem Chef die Auswertung per eMail und wartest auf seine Rückmeldung.
- Szenario 2: Dein Chef bittet Dich, das Ergebnis beim nächsten Geschäftsbereichs-Meeting zu präsentieren. Dort sitzen allerhand hochrangige Manager (und es wird gemunkelt, dass sogar der CEO vorbeischauen wird).
In welchem Fall würdest Du Dich mehr ins Zeug legen?
Keine Frage, im Szenario 2. Du würdest einen deutlich höheren Druck verspüren, das bestmögliche Resultat abzuliefern. Schließlich willst Du Dich nicht bei der Präsentation blamieren. Zudem siehst Du die Rede vor dem Management als Chance zur Darbietung Deiner Stärken.
Was unterscheidet die beiden Szenarien?
Im Szenario 2 sind die Arbeitsergebnisse für ein größeres Publikum sichtbar. Zudem bekommst Du direktes Feedback von den Anwesenden. Demgegenüber spielt sich das Szenario nur zwischen zwei Personen – Deinem Chef und Dir – ab, und die Rückmeldung kommt zeitversetzt.
Die Erkenntnis aus dem Beispiel lautet: Als Projektleiter können wir einfordern, dass unsere Teammitglieder ihre Arbeitsergebnisse offenlegen oder in einer größeren Runde vorstellen. Dadurch werden nicht nur Terminvorgaben eher eingehalten, sondern man bekommt in der Regel auch ein besseres Ergebnis.
Wie kannst Du die Strategie anwenden? Hier einige Beispiele:
- Johannes ist ein introvertierter aber hochgescheiter Software-Entwickler, der gerade an einem neuen Algorithmus zur Mustererkennung arbeitet. Wir bitten ihn, seinen Code auf dem nächsten abteilungsübergreifenden Meeting zu präsentieren, damit andere Entwickler von seinen Erkenntnissen profitieren können.
- In Telefonkonferenzen kannst Du Deine Mitarbeiter bitten, dass sie ihre Arbeit über Desktop-Sharing präsentieren. Wir machen das nicht mit bösen Absichten, sondern um die Eigenverantwortlichkeit jedes Einzelnen zu betonen.
- Annette ist Ingenieurin in der Gruppe für autonomes Fahren. Sie wurde gebeten, bei der technischen Auswertung eines kürzlich passierten Unfalls mitzuhelfen, und der Vorstand wünscht eine Präsentation ihrer Erkenntnisse auf der nächsten Vorstandssitzung.
Was haben alle Beispiele gemeinsam?
Alle genannten Personen sind sich dessen bewusst, dass ihre Arbeit von einem größeren Personenkreis begutachtet und bewertet wird. Daher stecken Sie besonders viel Energie in ihre Aufgabe und wir können mit einem soliden Ergebnis rechnen.
Belohne Dein Team
Jetzt kommen wir zur letzten Strategie, bei der wir Belohnung als Mittel zum Ansporn nutzen. Viele von uns haben solch eine Situation schon einmal erlebt:
Wir sitzen an einem typischen, langweiligen Arbeitstag im Büro, und die Routine hat uns fest im Griff.
Dann bricht unser Chef mit einer Überraschung herein:
“Ich habe eine gute Nachricht für Dich, Stefan. Wenn das mit Deinem Projekt weiterhin so gut vorangeht, dann schicken wir Dich Ende September auf die Entwicklerkonferenz nach Hamburg. Also, häng’ Dich nochmal richtig rein.”
Wow! Damit hast Du nicht gerechnet. Plötzlich klart sich der Himmel auf und Du denkst Dir: ”Hmm, das Leben ist gar nicht so schlecht. Ich mag meinen Job!”.
Warum funktioniert die Karotte meist besser als die Peitsche?
Hierfür muss man verstehen, dass sich überdurchschnittliche Leistung für die meisten Mitarbeiter nicht auszahlt. Wer sich besonders anstrengt, wird bei der jährlichen Gehaltserhöhung vielleicht etwas besser bedient. Doch der höhere Arbeitseifer steht in keinem Verhältnis zum monetären Plus. Wer lange genug gearbeitet hat weiß zudem, dass gute Arbeit nur dazu führt, dass man noch mehr Arbeit bekommt!
Mit einer Belohnung wie dem vom Unternehmen gesponserten Konferenzbesuch drücken wir dem Mitarbeiter gegenüber unsere Wertschätzung aus.
In welcher Form die Belohnung erfolgt ist eine Frage des Budgets und der eigenen Kreativität. Aber: Eine Belohnung ist eine Belohnung – ganz gleich ob klein oder groß!
Hier einige Ideen:
- Einladung zum Dinner in einem guten Restaurant
- Frühzeitiger Büroschluss mit einer gemeinsamen Runde Bowling
- eine verlängerte Mittagspause mit Besuch eines Fußballspiels
- Upgrade in ein besseres Hotel bei Geschäftsreisen
- Einladung zu einer Konferenz
Es ist wirklich keine Frage des Geldes, wie man seinem Team etwas Gutes tut. Viel wichtiger ist, dass man etwas findet, das die betroffenen Personen tatsächlich erfreut. Es geht schließlich um sie, und nicht um Dich.
Was solltest Du aus diesem Artikel mitnehmen?
Mein Ziel war es, Dir zu zeigen, dass Du als Projektleiter viel mehr Einfluß auf Deine Mitmenschen hast, als Du denkst. Und mit Empathie und psychologischem Verständnis kannst Du weit mehr erreichen als mit bloßem Druck.
Welche Strategie im konkreten Fall sinnvoll ist, hängt natürlich von den Personen ab, mit denen Du zu tun hast. Manche Menschen liefern bei höherem Druck tatsächlich bessere Arbeit ab. Andere dagegen brauchen einfach mehr Führung und Erläuterung, um ihre Arbeit gut zu machen. Vertraue hierbei auf Deinen Instinkt und Deine Menschenkenntnis, um eine passende Strategie zu wählen.
Bevor Du weiter klickst, noch eine Frage an Dich:
Welche Strategie wirst Du in den nächsten zwei Wochen ausprobieren? Hinterlasse einen Kommentar mit Deiner Antwort!
