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Ema Raven
Ich sorge dafür, dass Planio-Kunden gut betreut werden und helfe ihnen bei allem, was sie brauchen. Außerdem übersetze ich Texte und verbringe meine Freizeit mit Performance-Akrobatik und Kunst.
19. August 2026 · 11 Min. Lesezeit

In 7 Schritten zum Risikomanagement-Plan (Inkl. Gratis-Vorlage!)

🎁 Bonus Material: Deine kostenlose Risikomanagement-Plan Vorlage


In 7 Schritten zum Risikomanagement-Plan (Inkl. Gratis-Vorlage!)

Wer nicht plant, plant sein Scheitern. Als Projektmanager kennst du die Wahrheit dieser alten Redewendung besser als jeder andere. Schlechte Planung liegt den meisten Projektfehlschlägen zugrunde. Doch während es leicht ist, für positive Ergebnisse zu planen (etwa Meilensteine, OKRs und Erfolgskennzahlen), ist es nicht immer leicht, für den Ernstfall zu planen.

Wir würden alle gerne glauben, dass unser Projekt reibungslos verläuft. Aber mögliche Risiken zu ignorieren, ist nicht nur übertrieben optimistisch. Es ist schlichtweg gefährlich. Tatsächlich sind fast ⅓ aller Projektfehlschläge auf nicht definierte Risiken zurückzuführen!

Springe zu einem Abschnitt:

Ein Risikomanagement-Plan ist ein Dokument, das dir hilft, mögliche Probleme, die während deines Projekts auftreten könnten, zu identifizieren, zu bewerten und für sie zu planen. Er ist wie eine Landkarte, die dir jedes Schlagloch und jede unfallträchtige Kurve auf deinem Weg zeigt, damit du ausweichen, umleiten oder zumindest auf alles vorbereitet sein kannst, was auf dich zukommt.

In diesem Guide tauchen wir in die Einzelheiten des Erstellens eines Projekt-Risikoplans ein und stellen dir anschließend eine kostenlose Vorlage für einen Risikomanagement-Plan zur Verfügung, die du schon heute in deinen eigenen Projekten nutzen kannst.

Lies auch unsere anderen Dokumentations-Guides und -Pläne (teilweise noch auf Englisch):

Die Grundlagen: Was ist Risikomanagement überhaupt?

In möglichst einfachen Worten:

Ein Risikomanagement-Plan ist ein Dokument, das Projektmanager nutzen, um mögliche Risiken für das Projekt zu identifizieren, ihre Auswirkungen und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit abzuschätzen und dann Reaktionen festzulegen.

Das ist die technische Beschreibung. Aber ihr entgehen ein paar Feinheiten, die erklären, warum Risikomanagement für Projektmanager so wichtig ist.

Zunächst einmal sollte man sich bewusst machen, dass Risiken nicht grundsätzlich schlecht sind. Ein Risiko ist einfach ein Moment der Unsicherheit. Du weißt nicht mit Sicherheit, was passieren wird, und die möglichen Ergebnisse können positiv oder negativ sein.

Risiken können Unsicherheiten bei Scope, Zeitplan, Kosten oder Qualität sein. Der Sinn eines Risikomanagement-Plans besteht darin, diese Unsicherheiten zu erkennen und ein System zu schaffen, um die positiven Auswirkungen zu maximieren (und alle möglichen negativen abzumildern!).

Doch das ist leichter gesagt als getan.

Wir überschätzen oft unsere Fähigkeit, Ereignisse zu beeinflussen, die in Wahrheit stark vom Zufall bestimmt sind.

Zum einen haben Studien ergeben, dass wir unsere Fähigkeit überschätzen, Ereignisse zu beeinflussen, die stark vom Zufall bestimmt sind. Mit anderen Worten: Wir glauben, mehr Kontrolle über Unsicherheiten zu haben, als wir tatsächlich haben.

Hinter diesem Problem stecken kognitive Verzerrungen (auf Englisch „cognitive biases“): mentale Abkürzungen, die unser Denken beeinflussen. Insbesondere beim Ausmalen der möglichen Ergebnisse eines Projekts läuft man Gefahr, den folgenden Verzerrungen zum Opfer zu fallen:

Frag dich, während du deinen Risikomanagement-Plan ausarbeitest, ob du einer dieser Verzerrungen zum Opfer fällst und dabei echte Risiken übersiehst.

Über welche Arten von Risiken musst du nachdenken?

Über welche Arten von Risiken und Unsicherheiten musst du also nachdenken, wenn du einen Risikomanagement-Plan schreibst? Laut dem Project Management Institute fallen die meisten Projektrisiken in ein paar zentrale Kategorien:

  1. Technisch. Dazu gehören Risiken im Zusammenhang mit Anforderungen, der eingesetzten Technologie, Schnittstellen, Leistung und Qualität.
  2. Management. Dazu gehören alle Risiken, die sich aus Terminplanung, Schätzung oder Kommunikation ergeben.
  3. Organisatorisch. Dazu gehören alle Projektabhängigkeiten, Logistik, Ressourcen, Budget und so weiter.
  4. Externe Risiken. Das sind Risiken, die von deinen Kunden, Nutzern, Auftragnehmern oder sogar vom Markt selbst ausgehen.

Denk daran: Jedes dieser Risiken könnte dir potenziell ein positives Ergebnis bescheren. Vielleicht bedeutet eine veränderte Nachfrage zum Beispiel plötzlich, dass deine Verkaufszahlen weit darunter liegen. Hast du schon darüber nachgedacht, wie du diesen plötzlichen Budgetzuwachs nutzen könntest?

Für jedes Risiko gibt es 3 Stufen der Erkennbarkeit

Per Definition sind Projektrisiken ungeplant. Aber das heißt nicht, dass sie immer unbekannt sind. Zum Verständnis von Risikomanagement gehört auch zu wissen, wie viel du im Vorfeld wissen solltest. Risiken fallen in drei Stufen der Erkennbarkeit:

Die 7 Schritte zu einem ordentlichen Risikomanagement-Plan

Also gut, es ist Zeit, all das zu einem ordentlichen Risikomanagement-Plan zusammenzuführen.

Der Prozess zum Erstellen deines Risikomanagement-Plans folgt einem einfachen Ablauf: Identifizieren, Bewerten, Planen und Überwachen.

So füllst du jeden Schritt aus:

1. Identifiziere, dokumentiere und priorisiere mögliche Risiken

Der erste Schritt besteht darin, alle möglichen Risiken zu identifizieren, denen dein Projekt gegenübersteht. Das sollte zu Beginn des Projekts geschehen und außerdem in regelmäßigen Abständen über den gesamten Verlauf hinweg (etwa nach dem Erreichen eines wichtigen Meilensteins).

Hier musst du in die vier Risikokategorien (technisch, Management, organisatorisch, extern) eintauchen und alle Stufen der Erkennbarkeit berücksichtigen (bekannte Risiken, unbekannte Risiken, nicht erkennbare Risiken).

Es gibt viele verschiedene Wege, Risiken zu identifizieren, und welche Strategie du nutzt, hängt von deinen Ressourcen, deinem Team und der Größe deines Projekts ab. Probier für den Anfang ein paar davon aus:

  1. Interviews. Nimm dir Zeit, um mit wichtigen Projekt-Stakeholdern, externen Experten und anderen Teammitgliedern zu sprechen, die vielleicht Licht auf einige der eher unbekannten Risiken werfen können.
  2. Brainstorming-Sessions. Dein Team ist eine der besten Informationsquellen für mögliche Risiken. Oft haben die Teammitglieder an ähnlichen Projekten gearbeitet und wissen, wo es hakte. Wie jedes andere Gruppenmeeting muss auch eine Brainstorming-Session sorgfältig geplant und geführt werden, damit sie auf Kurs bleibt. Verschicke vorab eine Agenda und den nötigen Kontext und gib den Ton an, wenn die Leute eintreffen. Du willst zur Diskussion einladen, sie aber auf die Risiken fokussiert halten, die die Leute in der Vergangenheit bei ähnlichen Projekten erlebt haben.
  3. Risiko-Checklisten. Gibt es in deinem Unternehmen bereits einen Workflow zur Identifikation von Risiken? Falls ja, gibt es wahrscheinlich eine Checkliste mit Bereichen und Kategorien, die du erkunden kannst. Falls nicht, ist das ein großartiges Werkzeug, das du aufbauen und in späteren Projekten nutzen kannst.
  4. Annahmenanalyse. Jede Annahme ist eine Quelle möglicher Risiken (erinnerst du dich an die kognitiven Verzerrungen, die wir oben aufgelistet haben?). Nimm dir ein paar Minuten und denke über alles nach, was du bei diesem Projekt als wahr oder gegeben annimmst. Sind deine Überlegungen stichhaltig? Hast du Belege?
Ein guter Risikomanagement-Plan entsteht nicht allein. Beziehe dein Team, deine Projekt-Stakeholder und – wenn möglich – externe Experten ein.

Am besten beziehst du hier in jeden Prozess so viele Menschen wie möglich ein. Sprich mit deinem Team, deinen Projekt-Stakeholdern und, wenn möglich, sogar mit externen Experten.

Sobald du mögliche Risiken identifiziert hast, musst du sie dokumentieren und priorisieren.

Beginnen wir damit, eine Risikoaussage zu formulieren. Statt eines vagen, aus einem einzigen Wort bestehenden Risikos wie „Budget” kannst du eine sogenannte Wenn-dann-Aussage verwenden, um jedes Risiko klar zu definieren. Einfach gesagt ist das eine Sprachformel nach dem Muster:

Wenn [Ereignis/Risiko], dann [Konsequenz].

Solche Aussagen helfen dir nicht nur zu verstehen, was das Risiko oder die Unsicherheit auslöst, sondern auch, welche Auswirkungen sie haben können.

Als Nächstes muss jedes Risikoszenario priorisiert werden. Der Ingenieur und Berater für Zuverlässigkeit Fred Schenkelberg schreibt (auf Englisch) dazu:

“Understanding the risks, then prioritizing which require attention focuses resources to best meet business and customer objectives.”

Auf Deutsch:

„Nicht jedes Risiko verdient gleich viel Aufmerksamkeit. Wer Risiken versteht und richtig priorisiert, setzt Ressourcen dort ein, wo sie für Geschäft und Kunden den größten Mehrwert schaffen.”

Du kannst nicht jedes Risiko verhindern. Stattdessen musst du wissen, wie dringend sie angegangen werden müssen, falls sie eintreten.

Diese kommen in ein sogenanntes Risikoregister – eine einfache Tabelle, die dir hilft, deine Risiken zu ordnen und gängige Reaktionen aufzulisten. Während wir die übrigen Schritte durchgehen, füllst du die verbleibenden Abschnitte des Registers aus.


Beispiel für ein Risikoregister

2. Bewerte die Konsequenz, Auswirkung und Wahrscheinlichkeit jedes möglichen Risikos

Während du deine Risiken priorisierst, stellst du dir ganz natürlich drei Fragen:

  1. Was passiert, wenn diese Situation eintritt?
  2. Wie wahrscheinlich ist es, dass das passiert?
  3. Wie schlimm ist die daraus resultierende Auswirkung auf das Projekt?

Diese Faktoren – Konsequenz, Wahrscheinlichkeit und Auswirkung – geben jedem deiner Risiken Kontext und Bedeutung. So erhältst du mehr als nur eine schlichte Aussage: Du kannst genau verstehen, wie schlimm sie sind und wie sehr du im Voraus für sie planen solltest.

In diesem Schritt betrachtest du die qualitative und quantitative Auswirkung des Risikos und vergibst dann einen Wahrscheinlichkeitswert (von niedriger bis hoher Wahrscheinlichkeit) und einen Risiko-Auswirkungswert (niedrig, mittel oder hoch).

Wenn du viele Risiken hast, nutzt du vielleicht ein komplexeres System, um ihre Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zu bewerten. Zum Beispiel könntest du Prozentwerte oder eine abgewandelte Version der RICE-Methode verwenden.

Sobald du deine Risiken bewertet hast, nutzen viele gerne eine sogenannte Risikobewertungsmatrix, um sie visuell aufzutragen.

Wenn wir zum Beispiel unsere einfachen Werte „niedrig, mittel, hoch” verwenden, könnte unsere Matrix so aussehen:


Risikobewertungsmatrix

In diesem Fall lassen sich die hellsten Felder beobachten, um zu sehen, ob sie zunehmen. Bei den mitteltonigen Feldern solltest du versuchen, das Risiko abzumildern, wenn du die Ressourcen hast, und je näher du den dunkleren Feldern kommst, desto stärker sollten diese über das gesamte Projekt hinweg abgemildert werden. Die dunkelsten Felder müssen sofort angegangen werden.

Das zeigt dir, wie gefährlich bestimmte Risiken sind und wie dringend deine Reaktion sein muss. Je komplexer deine Werte, desto komplexer wird deine Matrix (aber desto besser siehst du, welche Risiken am gefährlichsten sind).

3. Weise jedem Risiko Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Es reicht nicht, Risiken einfach nur aufzuschreiben und zu hoffen, dass sie nicht eintreten. Jedes Risiko muss einem Teammitglied zugewiesen, priorisiert und mit einer Schätzung der zu seiner Bewältigung nötigen Ressourcen versehen werden.

Das benannte Teammitglied ist dafür verantwortlich, Maßnahmen zu ergreifen, falls das Risiko zu einem tatsächlichen Problem wird. Dazu muss es die Risikoauslöser oder Warnsignale kennen, die anzeigen, dass es in Aktion treten muss.

Risikomanagement ist kein geradliniger Weg, sondern ein Kreislauf. Weil du mit Unbekanntem arbeitest, sollte dein Risikomanagement-Plan ein lebendes Dokument sein.

Ein Risikoauslöser lässt sich manchmal im Voraus erkennen (wenn es ein erkennbares Risiko ist), während es in anderen Fällen so gut wie unmöglich ist, seine genaue Ursache zu bestimmen. Du weißt vielleicht, dass es Risiken für deine Marke gibt, wenn du deine Preisstruktur änderst, aber du wirst nicht unbedingt den genauen Auslöser identifizieren können, etwa einen Facebook-Post oder Blogbeitrag eines Kunden.

Genau hier ist der Einsatz eines Projektmanagement-Tools so wichtig. Dein Risikomanagement-Plan kann zwar als Wiki-Seite leben, aber einzelne Risiken in Aufgaben zu überführen bedeutet, dass du sie zusammen mit dem Rest deiner Projektaufgaben zuweisen und ihren Fortschritt verfolgen kannst.

Risiken sollten zwar einer einzelnen Person zugewiesen werden, aber für alle sichtbar sein. So weiß jeder, worauf zu achten ist und an wen man sich wenden muss, wenn einer der Auslöser auftritt.

4. Entwickle für jedes Risiko vorbeugende Strategien

Der Sinn eines Risikomanagement-Plans besteht darin, dir einen klaren Weg zur Lösung aller möglichen auftretenden Probleme aufzuzeigen. Für jedes der identifizierten Risiken sollten der Projektmanager und das zugewiesene Teammitglied per Brainstorming eine passende Reaktion entwickeln.

In den meisten Fällen gehst du mit einem Risiko, das zum Problem geworden ist, auf eine von vier Arten um:

  1. Vermeiden: Ändere deinen Plan, um das Problem zu umgehen. Mit anderen Worten: Beseitige die Ursache der Bedrohung ganz.
  2. Übertragen: Lagere das Risiko (oder einen Teil davon) an ein anderes Team oder eine andere Stelle aus. Stell dir das wie eine typische Versicherungspolice vor.
  3. Abmildern: Ergreife sofortige Schritte, um die Auswirkung des Risikos zu verringern. Das könnte bedeuten, deine Anforderungen zu überprüfen, zusätzliche Tests durchzuführen oder nach anderen Optionen zu suchen.
  4. Akzeptieren: Nimm die Möglichkeit einer negativen Auswirkung in Kauf oder plane letztlich die Kosten für den Umgang damit ins Budget ein.

Beim Ausarbeiten deines Risiko-Reaktionsplans sollte die Detailtiefe der Bedeutung des Risikos entsprechen. Es hat keinen Sinn, eine ausführliche Reaktion für ein Risiko mit geringer Auswirkung und geringer Wahrscheinlichkeit zu erstellen.

Schließlich kannst du ein Risiko auch eskalieren, wenn sich die Reaktion so anfühlt, als läge sie außerhalb des Scopes deines Projekts. Das bringt uns zu unserem nächsten Schritt …

5. Erstelle einen Notfallplan für den Fall, dass wirklich etwas schiefgeht

Falls du die möglichen Folgen eines Risikos in Kauf nimmst, solltest du wissen, was zu tun ist, wenn es tatsächlich eintritt. Das nennt man einen Notfallplan. Mit anderen Worten: Du beantwortest die Frage: „Was tun wir jetzt?”

Notfallpläne sollten Risiken vorbehalten sein, die hohe Priorität und hohe Auswirkung haben, aber keine offensichtliche Lösung für den Fall bieten, dass sie eintreten. In diesem Fall willst du einen Workflow ausgearbeitet haben, der in ein paar Schritten abläuft:

  1. Finde und dokumentiere Ressourcen, die im Notfall eingesetzt werden können. Das könnte bedeuten, Teammitglieder von einer anderen Aufgabe abzuziehen, Budget umzuleiten oder den Scope zu erweitern.
  2. Lege fest, wer im Fall dieses Problems benachrichtigt werden muss. Dein Kommunikationsplan kann dir helfen, diese Personen zu finden.
  3. Erstelle einen Aktionsplan für den Umgang mit diesem Problem. Gibt es Alternativen, die du vorschlagen kannst, oder Flexibilität, die du deinem aktuellen Projektplan hinzufügen kannst? Weißt du, wen du hinzuziehen und wo du um Hilfe bitten musst? Eine Checkliste kann dir helfen, im Krisenmodus fokussiert zu bleiben.
  4. Behalte die Risikoauslöser für diese Probleme im Auge (besonders Deadlines).

Die Kehrseite der Notfallplanung ist natürlich, dass es sich meist um Probleme mit geringer Eintrittswahrscheinlichkeit handelt. Es ist leicht, sich darin zu verlieren, sich jede furchtbare Situation auszumalen, die aufkommen könnte. Wenn der mögliche Sturz durch eines dieser Risiken jedoch dein Projekt bedrohen könnte, lohnt es sich, es frühzeitig zu durchdenken.

6. Bestimme deine Risikoschwelle und arbeite mit den Projekt-Stakeholdern zusammen

Auch wenn jedes Projekt ein gewisses Maß an Risiko mit sich bringt, gibt es Fälle, in denen die möglichen negativen Ergebnisse schlicht zu groß sind, um darauf zu wetten. Das nennt man deine Risikoschwelle – das Maß an Risiko, das dein Unternehmen oder deine Stakeholder bereit sind zu akzeptieren.


Risikoschwelle messen

Während du deinen Risikomanagement-Plan erstellst, ist es wichtig, mit deinen wichtigsten Stakeholdern in Kontakt zu bleiben und auszuloten, wie sie die Risiken einschätzen.

Ist das Risiko zu groß, um das Projekt in seinem geplanten Umfang zu rechtfertigen? Kannst du Änderungen an deinem Projektplan vornehmen, bevor du beginnst, um die Risiken zu verringern?

Auch wenn sich das lästig anfühlen mag – es ist besser, früh Änderungen vorzunehmen, als auf ernste Probleme zu stoßen, wenn du bereits Zeit und Energie investiert hast.

7. Überwache und berichte weiterhin über jedes Risiko

Zu guter Letzt: Risikomanagement ist kein geradliniger Weg, sondern ein Kreislauf. Weil du mit Unbekanntem arbeitest, sollte dein Risikomanagement-Plan ein lebendes Dokument sein.

Wer auch immer das Risiko verantwortet, muss dafür zuständig sein, es zu verfolgen, es in deinem Projektmanagement-Tool zu aktualisieren und dafür zu sorgen, dass andere über das Geschehen im Bilde sind. Während dein Projekt fortschreitet, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass neue Risiken aufkommen oder sich bestehende weiterentwickeln und verändern.

Vielleicht ist das, was anfangs wie ein Risiko mit geringer Wahrscheinlichkeit aussah, plötzlich viel wahrscheinlicher. Indem du ein Tool wie Planio nutzt, um deine Risiken im Blick zu behalten, kannst du sie schnell aktualisieren und alle auf dem Laufenden halten.

Projekt-Risikomanagement lässt sich nicht im stillen Kämmerlein betreiben. Um die besten Chancen auf Projekterfolg zu haben, muss es ein integrierter Bestandteil deines Projektmanagement-Prozesses sein.

Wie du mit Planio Wikis und Aufgaben ein starkes Risikomanagement-System aufbaust

Wenn du ein Projektmanagement-Tool wie Planio nutzt, kann dein Risikomanagement-Plan direkt neben deinen Aufgaben und Meilensteinen leben. So hältst du Risiken präsent und transparent.

Eine der besten Möglichkeiten dafür sind Wikis und unsere Agile-Projektmanagement-Boards.

Planio Wikis sind ein mächtiges Mittel, um das Wissen deines Teams so zu speichern, dass es zugänglich und transparent ist. In diesem Fall kannst du deinen gesamten Risikomanagement-Plan in einem Wiki unterbringen, um sicherzustellen, dass alle wissen, nach welcher Methodik du vorgehst, welche Risiken beurteilt werden und wie zu reagieren ist.

Jeder Wiki-Eintrag kann Dateien und Bilder enthalten (etwa dein Risikoregister) und auf einzelne Aufgaben verlinken. Und genau hier wird es interessant.

Wie wir bereits erwähnt haben, kannst du für jedes Risiko ein Planio Aufgabe erstellen und es mit benutzerdefinierten Feldern individualisieren, um Informationen wie Auswirkung, Beschreibung, Aktionsplan und Priorität zu ergänzen – und dieses Ticket dann dem Risikoverantwortlichen zuweisen.


Tracker für Risiken in Planio

Wenn du jetzt deine Aufgaben für den nächsten Sprint planst, kannst du alle zugehörigen Risiken direkt auf deinem Agile-Board neben der zu erledigenden Arbeit einbinden. Das sorgt nicht nur für mehr Sichtbarkeit der Risiken, sondern kann sogar helfen, ihre Auswirkung zu verringern.

Während andere Softwareentwicklungsprozesse (wie Wasserfall) erst dann Feedback liefern, wenn ein großer Meilenstein erreicht ist, holt die agile Vorgehensweise frühzeitig und regelmäßig Feedback ein. Mike Robinson, Agile-Berater bei Indigo Blue, auf Englisch schreibt dazu:

„Agile’s core practice of incremental delivery can be leveraged to transform risk management, by seeking fast feedback from stakeholders.”

Auf Deutsch:

„Die zentrale Praxis von Agile, die inkrementelle Bereitstellung, kann genutzt werden, um das Risikomanagement grundlegend zu verändern, indem schnell Feedback von den Stakeholdern eingeholt wird.”

Für das Scheitern zu planen heißt eigentlich, für den Erfolg zu planen

Der so gut wie sicherste Weg, ein Projekt scheitern zu lassen, ist, den Kopf in den Sand zu stecken und so zu tun, als könnte unmöglich etwas schiefgehen. Wenn du diesem Risikomanagement-Plan folgst und deine eigene Version erstellst (in Planio!), bist du Problemen immer einen Schritt voraus – und einem erfolgreichen Projekt einen Schritt näher.